Archivierung

Bei der elektronischenArchivierung unterscheidet man verschiedene Stufen:

elektronische Archivierung

Die elektronische Archivierung ist die datenbankgestützte, langzeitige, sichere und unveränderbare Aufbewahrung von jederzeit wieder reproduzierbaren elektronischen Informationsobjekten.

revisionssichere Archivierung

Die revisionssichere Archivierung ist die Aufbewahrung von elektronischen, geschäftsrelevanten Informationsobjekten, die den Anforderungen des Handelsgesetzbuches § 239, § 257 HGB sowie der Abgabenordnung § 146, § 147,§ 200 und den GoBS (zukünftig GobIT) an die sichere, ordnungsgemäße Aufbewahrung von kaufmännischen Dokumenten entspricht und die Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren erfüllt.

elektronische Langzeitarchivierung
Die elektronische Langzeitarchivierung ist die Aufbewahrung elektronischer Informationen für mehr als 10 Jahre.

Bei der Archivierung sind folgende Richtlinien zu beachten:

  • jedes Dokument muss nach den rechtlichen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden
  • die Archivierung hat vollständig und lückenlos zu erfolgen
  • jedes Dokument sollte zum frühestmöglichen Zeitpunkt archiviert werden
  • das Archivdokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden
  • das Archivdokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden
  • das Archivdokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können
  • das Archivdokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet werden
  • jede Änderung im Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden

OAIA

Für die elektronische Archivierung wurde der OAIS-Standard geschaffen. OAIS steht für Open Archival Information System bzw. Offenes Archiv-Informations-System und ist als ISO-Standard
14721:2003 veröffentlicht.

ISO 15489
Der ISO-Standard 15489 definiert Regeln zum Umgang mit Schriftgütern. Die Zielsetzung der Norm besteht darin, für die Verwaltung und Aufbewahrung von Unterlagen – unabhängig von ihrer physischen Beschaffenheit und der logischen Struktur – einen Rahmen zu schaffen.