Bauhof

KOSTEN- / LEISTUNGSRECHNUNG im kommunalen BAUHOF

Die Erstellung einer Kosten- und Leistungsrechnung für den kommunalen Bauhof ist eine der elementaren Aufgaben für die Wirtschaftlichkeitsberechnung des Bauhofes.

Ist der Bauhof nur eine Kostenfalle oder erbringt er gewinnbringende Leistungen für die Kommune. Dies lässt sich meist im doppischen Zahlenwerk nicht direkt ablesen und so stellt sich für viele Kommunen die Daseinsberechtigung des Bauhofes. Ist es wirtschaftlicher die Aufgaben des Bauhofes extern zu beauftragen oder soll der Bauhof erhalten bleiben ?

Die Kosten des Bauhofes lassen sich meist schnell beziffern: Lohnkosten, Strom, Gerätekosten, Verbrauchskosten. Wie sieht es aber mit den Leistungen aus? Dieser erbringt er scheinbar ohne Gegenwert.

Leistungen werden gegenüber den anderen kommunalen Produktbereichen (Schulen, Kindergärten, öffentliche Flächen) erbracht, für die der Bauhof die Arbeiten ausführt. Ein Bauhof ist der Regel kein produzierender Betrieb, aber eine Art kommunales Dienstleistungsunternehmen.

Zur Wirtschaftlichkeitsberechnung muss eine klare Abgrenzung jeder Leistung zwischen Aufwand und Kosten sowie Ertrag und Leistung stattfinden. Die Kosten- und Leistungsrechnung ist dabei ein Werkzeug das entsprechende Werte und Aussagen bereitstellen kann.

Im ersten Schritt definierte man die Leistungsbereiche des Bauhofes, diese sind meist angelehnt an die kommunalen Produkte, können aber auch für die Wirtschaftslichkeitsbetrachtung feiner gegliedert werden.

Im nächsten Schritt sind dabei alle im Bauhof anfallenden Kosten aufzunehmen und sofern möglich entsprechenden kommunalen Produkten bzw. Leistungsbereichen des Bauhofes (Kostenstellen / Kostenträger) zuzuordnen. Kosten die nicht direkt einer Aufgabe oder ein Produkt zugeordnet werden können (Mieten, Telefonkosten), werden nach einem Verteilerschlüssel auf die Produkte und Kostengruppen aufgeteilt.

Dabei sind 4 Grundsätze einzuhalten:

  • Grundsatz der Vollständigkeit
    Der Grundsatz der Vollständigkeit besagt, dass alle Kosten aufgenommen werden müssen, die in Abhängigkeit vom verwendeten Kostenbegriff definiert wurden.

  • Grundsatz der Reinheit
    Beim Grundsatz der Reinheit müssen die anfallenden Kosten zweifelsfrei zuordenbar sein, es darf nicht zur Vermischung von Kostenarten kommen.

  • Grundsatz der Einheitlichkeit
    Im Grundsatz der Einheitlichkeit ist verankert, dass die Kontierungsvorschriften eindeutig, einheitlich und überschneidungsfrei sein müssen. Die Kontierung der Kostengüter muss in jeder Auswertungsperiode gleich sein um transparent aussagefähige Ergebnisse zu liefern.

Die Verteilungsschlüssel der Allgemeinkosten werden prozentual nach einem Schlüssel ermittelt, indem die pro Kostenstelle geleistete Arbeitszeit durch die Gesamtarbeitszeit dividiert wird. Im nächsten Schritt werden dann die angefallenen Allgemeinkosten der einzelnen Kostenarten mit der jeweiligen Prozentsatz der zugehörigen Kostenstelle multipliziert. Kosten die direkt einer Kostenstelle zugerechnet werden können, werden aus den Gesamtkosten heraus gerechnet und direkt auf der Kostenstelle zugeordnet.

Nach dem alle Kosten erfasst, zugeordnet bzw. die Allgemeinkosten über Verteilungsschlüssel auf gesplittet wurden, ist ein Teil der Kosten- und Leistungsrechnung schon etwas aussagekräftig.

Die erbrachten Leistungen des Bauhofes unterteilt man nun in auftragsbestimmte und allgemein zu erbringende Leistungen. Bei den auftragsbestimmten Leistungen um Kundenaufträge oder um direkte Aufträge der Kostenbereiche / Produkte, welche abgearbeitet werden. Die innerbetrieblichen Leistungen werden zwischen aktivierbaren (Anlagenkostenaufträge) und nicht aktivierbaren Leistungen (Gemeinkostenaufträge) unterschieden. Die allgemeinen Leistungen sind Aufgaben die der Bauhof verrichtet ohne dafür einen explizierten Produktauftrag zu haben, darunter fallen die Wartung und Pflege der Maschinen oder bspw. die Reinigung der Bauhof eigenen Räume.

Um die erbrachten Leistungen jetzt den Kosten gegen zurechnen, ist ein Stundensatz zu bestimmen. Dabei sind alle anfallenden Kosten durch die gesamten erbrachten Leistungen zu teilen. Aus dieser Teilung erhält man einen Kostensatz des Bauhofes je Stunde – einen “fiktiven” Stundensatz. Dieser lässt sich dabei aus den Gesamtkosten bestimmen oder aus der Kosten- und Leistungsrechnung auch je Produkt / Leistungsbereich, da die Kosten dort aufgeschlüsselt und verteilt worden sind.

Anhand des bestimmten Stundensatz kann nun schon einmal geprüft werden, ob diese Leistungen eventuell durch externe Unternehmen / Dienstleister günstiger erbracht werden können.

Für eine Einzel-Auftragskostenberechnung ermittelt man nun die geleisteten Stunden des Auftrags multipliziert mit dem Stundensatz zzgl. der Auftragsmaterialkosten und addiert eventuelle noch entstehende Sonderkosten (z. B. Mieten für Spezialwerkzeuge) hinzu.

Diese kann man auch vorab in einer Kalkulation betrachten mit den zu erwartenden zu leistenden Stunden. Damit ist die Kalkulation transparent mit dem Angebot eines Dienstleisters zu vergleichen. Zu beachten ist in dem Fall, das für die Leistung des Bauhofs keine Umsatzsteuer anfallen, die aber einen externen Dienstleister in der Bruttosumme Berücksichtigung finden.

Zu berücksichtigen bei diesen Leistungsvergleichen ist aber, das ein Bauhof nicht für jede anfallende Aufgabe Fachpersonal vorhanden hat, was bei einem spezialisierten Dienstleistungsunternehmen gegeben ist. Dem zu folge muss man auch im Vorfeld die zu erwartende Qualität der Aufgaben berücksichtigen und ob diese den Anforderungen des Auftrages genüge tun.