ZUGFeRD

ZUGFeRD (Zentraler user Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein industrieller Standard zur elektronischen Rechnungslegung bzw. zum vereinfachten elektronischen Rechnungsaustausch. Dieser Standard legt fest, wie Text und grafische Elemente aus einer Rechnung in einer Datei gespeichert werden. Diese Datei kann dann für Versand, Bearbeitung oder Aufbewahrung genutzt werden.

Das Europaparlament hat am 11.03.2014 die Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen beschlossen, für Kommunen soll sie bis 2019 bindend sein.

Basierend auf dem PDF-Format, enthält die Datei zusätzlich alle Nutzdaten der Rechnungen einem standardisierten XML-Format in einem Bereich der PDF-Datei gespeichert, der bei der normalen Anzeige nicht sichtbar ist. Zum einen wird dabei das Format PDF/A3 zugelassen für Langzeitarchivierung verwendet (ISO 19005-3:2012) und zum anderen das XLM-Format, für die maschinenlesbaren strukturierten Daten.

Der Standard ist so definiert, dass z.B. die Absenderfirma, Rechnungsdatum und -nummer, Beträge und Bankverbindungen immer an der gleichen, festgelegten Stelle der XML-Daten gespeichert werden. Dank
dieser Standardisierung können die Rechnungsdaten von jedem Programm automatisch weiterverarbeitet werden.

Das ZUGFeRD-XML-Format basiert auf dem internationalen Standard UN-CEFACT und ist damit auch über die Grenzen Deutschlands hinaus kompatibel.

ZUGFeRD unterscheidet dabei 3 Varianten, die unterschiedlich tiefe Automationsmöglichkeiten bieten und dabei auch unterschiedlich tiefe Integrationen in die rechnungserzeugenden und rechnungsempfangenden Programme erfordern.

ZUGFeRD Basic

Das Basic-Profil, sozusagen die Grundminimalvariante von ZUGFeRD, stellt die für die Buchung sowie die Einleitung des Zahlungsverkehrs erforderlichen Daten in strukturierter Form zur Verfügung. Im Wesentlichen handelt es sich dabei um Kopf- und Fußdaten sowie reduzierte Positionsdaten. ZUGFeRD Basic ist für die automatische elektronische Archivierung ausreichend, ebenso für die meisten Anwendungsfälle der automatisierten Belegverteilung (Workflow).

ZUGFeRD Comfort

Das Comfort-Profil erhöht die Menge der strukturiert zu übermittelnden Daten. Ziel ist für eine überwiegende Zahl versendeter Rechnungen eine automatisierte, systemgestützte Rechnungsprüfung auf Empfängerseite zu ermöglichen. Daher werden die hierfür benötigten Informationen entweder in strukturierter Form oder als qualifizierter Text übermittelt.

ZUGFeRD Extended

Alle im ZUGFeRD-Datenmodell abgebildeten Daten werden in strukturierter Form bzw. als qualifiziertes Textfeld abgebildet. Die Auswahl der tatsächlich verwendeten Datenfelder hängen von dem jeweiligen Geschäftsprozess ab. Daten, die für eine automatisierte Rechnungsverarbeitung nicht relevant jedoch üblich sind, können als Freitext übertragen werden .

Der ZUGFeRD-Standard wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) erarbeitet.