Ein Dokumentenmanagement Software (DMS) ist ein wesentlicher Bestandteil der heutigen Digitalisierung und ein großer Schritt im Sektor eGovernment. Es ist aber auch für Kommunen eine Chance, Prozesse zu entschlacken und Chaos ins System zu bekommen, welches Papier-Akten mit sich führen und richtig abgebildet kann es auch helfen wichtige Arbeitszeit hinzu sparen.
Die wichtigsten Vorteile eines DMS-Systems:
- Schneller Zugriff auf Informationen/Daten
Eines der größten Vorteile eines DMS-Systems ist, das man nach Informationen und Akten suchen kann. Anhand eines strukturierten Aktenplans oder einer Volltextsuche, finden Sie eine Akte schneller, als wenn sie manuell nach einem Schreiben suchen und sparen Laufwege, weil Sie keinen externen Archivraum aufsuchen müssen. - Verwaltung von Aufbewahrungsfristen
In einem Dokumentenmanagement System können Sie die rechtlichen Aufbewahrungsfristen an die Akten-Kategorien hinterlegen. Somit können sich rechtssicher aber auch datenschutzkonform arbeiten, den Akten, wo die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, werden entsprechend der EU-DSGVO gelöscht, weil die Informationen nicht mehr benötigt wird und das Recht auf Vergesseneren der EU-DSGVO eintritt. - Ortsunabhängig arbeiten
Ob im Rathaus, im Home-Office oder bei einem externen Termin – sie haben von jedem Standort aus Zugriff auf Ihre Akten und müssen nicht Informationen im Vorfeld ausdrucken oder mit transportieren. - Informationsfluss
Im Gegensatz zu einer Papierakte, die immer nur eine Person im Zugriff hat, können mit einer digitalen Akte mehrere Personen gleichzeitig arbeiten. So können Fachbereichsleiter sich über den Status informieren, ohne direkt den Sachbearbeiter um einen Zwischenstand zu bitten. - revisionssicheres Arbeiten
Die gesetzlichen Verordnungen wie DSGVO, GoBD oder auch ISO 9001 verlangen von Unternehmen ein revisionssicher Archivieren und einen sauberen Umgang mit personenbezogenen Daten. Auch dieses ist mit einem DMS jederzeit umsetzbar. - Prozesse automatisieren und optimieren
Wiederkehrende Prozesse, wie zum Beispiel im Rechnungswesen, sind ideal geeignet, um automatisiert zu werden. Die Durchlaufzeiten werden deutlich schneller, Zahlungsziele und Skontofristen können vom DMS überwacht werden und an Fälligkeitsdaten erinnern. Gegenüber der manuellen Rechnungsverarbeitung, wo es zu Übertragungsfehlern kommen kann, sind automatisierte Prozesse deutlich sicherer.