Email-Archivierung

Die Anforderung zur Email-Archivierung ist verankert in den“ Grundsätze(n) zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD)

Dort wird Format Email mit zu den Geschäftsunterlagen definiert und diese obliegen der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Betroffen ist jedes Unternehmen, welches digitalen Geschäftsverkehr durchführt, also z.B. Angebote, Rechnungen digital (z.B. via E-Mail) verarbeitet, sendet oder empfängt. Die Anhänge als eMail abzuspeichern, reicht im Sinne der GOBD nicht aus.

Erfordernisse an die Emailarchivierung

  • E-Mail-Archivierung zur Erfüllung rechtlicher Anforderungen
    GoBD (ersetzt GoBS und GDPdU): steuerrelevante Daten, E-Mails, Anhänge müssen in maschinell auswertbarer Form vorzeigbar aufbewahrt werden. Weitere Anforderungen ergeben sich auch aus der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB).

  • E-Mails müssen vor Datenverlust und illegalem Ausspähen geschützt werden.
  • hoher Speichervorrat auf Grund steigendem Emailverkehr notwendig
  • E-Mail-Archivierung als wirksamer Schutz gegen Manipulation, revisionssichere Emailarchivierung