Beim Umgang mit Mietkautionen bzw. generell mit Kautionsgeldern ist §551 BGB zu beachten. Dort heißt es, das die Mietsicherheit getrennt vom Vermögen des Vermieters verwaltet werden muss. Es müssen also getrennte Zahlwege in der kommunalen Verwaltung verwendet werden.
Der Nachweis der langfristigen Kautionsgelder muss im Tagesabschluss dargestellt werden, wenn die Kommune das Kautionskonto auf ihren Namen angelegt hat, auch wenn das Geld natürlich vom Mieter an die Gemeinde gezahlt wurde. Eigentümer ist dann die Gemeinde und es ist als Gemeindevermögen anzusehen. Hier kann es aber je Bundesland andere Rechtsauslegungen geben.
Wenn der Mieter das Sparbuch angelegt hat mit vorgeschriebenem Sperrvermerk für die Gemeinde, wird es nur nachrichtlich als Verwahrgelass geführt und muss nicht im Tagesabschluss dargestellt werden.
Sollten es nur kurzfristige Kautionen sein, bspw. für die Anmietung eines Saales, kann die Summe natürlich auch im Verwahr verwaltet werden.