Viele kommunalen Verwaltungen die auf die Doppik umgestellt haben, stolpern immer wieder über die Buchung von Rückstellungen. Die größte Frage die dabei immer entsteht, warum Rückstellungen nur im Ergebnishaushalt und nicht im Finanzhaushalt dargestellt und gebucht werden.
Die Antwort ist aber denkbar einfach. Wenn man eine gebildete Rückstellung auflöst, entsteht zunächst kein zahlungswirksamer Vorgang, bei dem tatsächlich ein Geldfluss im Finanzhaushalt stattfindet. Dieser entsteht erst wenn man den Grund für die Rückstellung auch tatsächlich bezahlt, sprich wenn die tatsächliche dazugehörige Rechnung eintrifft. Dann hat man eine Auszahlung und den dazugehörigen Aufwand. Die Auflösung der Rückstellung ist dann ein Ertrag, weil man im letzten Jahr schon wusste, dass die Zahlung auf einen zukommt.
Optimalerweise hat man also eine Rückstellung gebildet, dass Aufwand und Ertrag sich ausgleichen und für das aktuelle Jahres-Ergebnis neutral sind.
In der Finanzrechnung hat man dann nur die Auszahlung, wenn dann die Rechnung bezahlt. Manchmal werden auch Rückstellungen gebildet, weil man denkt, dass man diese zahlen muss. Der Umstand tritt aber eventuell dann gar nicht ein, die Rückstellung muss dann aber trotzdem aufgelöst werden. In diesem Fall wird der Finanzhaushalt nicht angesprochen bzw. beeinflusst.
Die Möglichkeiten für Rückstellungen sind vielseitig. Da diese aber den Gewinn mindern und somit auch im Zweifelsfall steuermindernd sind, müssen Rückstellungen jederzeit begründbar, plausibel und schlüssig sein.
Einige Beispiele für Rückstellungen:
| Rückstellung | Beschreibung |
| aufbewahrungspflichtige Geschäftsunterlagen | Für die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen kann ein Rückstellung als ungewisse Verbindlichkeit gebucht werden. |
| Betriebssteuern | Für bereits entstandene, aber erst im nächsten Jahr fällige, Betriebssteuern kann eine Rückstellung gebildet werden. |
| Haftungsrisiken | Pauschale Rückstellungen dürfen nicht gebildet werden. Es muss eine Einzelfall-Risikobewertung erfolgen. |
| Instandhaltungen | Für aufgeschobene Instandhaltungen können nur dann Rückstellungen gebildet werden, wenn diese spätestens innerhalb der ersten 3 Monate des neuen Jahres durchgeführt werden. |
| Jahresabschlusskosten | Für zu erwartende Jahresabschlusskosten im nächsten Jahr kann eine Rückstellung gebildet werden. Bereits gezahlte Vorauszahlungen für Jahresabschlusskosten sind als geleistete Anzahlungen zu buchen. |
| Lohnfortzahlungen | Für eventuell anfallende Lohnfortzahlungen im Krankheitsfall dürfen keine Rückstellungen gebildet werden. |
| Schadensersatzansprüche | Für Rückstellungen für Schadensersatzansprüche gelten strenge Anforderungen hinsichtlich Wahrscheinlichkeit des Eintretens und der Inanspruchnahme. Pauschal können diese nicht geltend gemacht werden, sondern nur in begründeten Einzelfällen. |
| Urlaubsansprüche | Für nicht genommenen Erholungsurlaub der Angestellten können Rückstellungen gebildet werden. Diese berechnen sich nach dem Brutto-Arbeitsentgelt, dem Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung sowie weiteren lohnabhängigen Kosten. |
Generell ist bei der Höhe der Rückstellungen folgendes zu beachten:
Die Höhe der Rückstellungen muss plausibel erklärbar oder dokumentierbar bzw. nachweisbar sein. In § 253 Abs. 1 Satz 2 HGB wird vorgeschrieben, dass Rückstellungen nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung zu bilden sind. Rückstellungen sind bei wahrscheinlicher Inanspruchnahme des Unternehmens durch einen Dritten in der erwarteten Höhe bei vernünftiger Abwägung aller Umstände zu dotieren, möglicherweise auch ohne endgültige Klärung rechtlicher Zweifel. Dabei sind die Grundsätze der Vorsicht und Sorgfalt zu beachten (§§ 152 Abs. 7 und § 156 Abs. 4 AktG). Bei der Bilanzierung von Rückstellungen sind Umstände zu berücksichtigen, die zur Zeit der Bilanzaufstellung die Verhältnisse am Stichtag aufhellen (§ 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB). Voraussetzung für die Bildung einer Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten ist nach ständiger Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) entweder das Bestehen einer dem Betrage nach ungewissen Verbindlichkeit oder die hinreichende Wahrscheinlichkeit des künftigen Entstehens einer Verbindlichkeit dem Grunde nach – deren Höhe zudem ungewiss sein kann – und ihre wirtschaftliche Verursachung in der Zeit vor dem Bilanzstichtag. Als weitere Voraussetzung beider Rückstellungstatbestände muss der Schuldner ernsthaft mit seiner Inanspruchnahme rechnen.