Rechnungsworkflow

Redet man aktuell über Modernisierungen im Finanzwesen kommt man immer schnell zum Thema “Rechnungsworkflow” oder “Anordnungsworkflow”. In dem Prozess geht es um die Optimierung von Buchungsprozessen von papierbehafteten Belegen und bereits digital übermittelten Belegen für die kommunale Geschäftsbuchhaltung.

Dabei gibt es geraden im kommunalen Bereich diverse Vorschriften die einzuhalten sind – das Mehr-Augen-Prinzip oder die Unterzeichnung für rechnerisch oder sachlich richtig bzw. die Erteilung einer Buchungsfreigabe bei Überschreitung von Betragsgrenzen durch die Leitungsebene.

Ein zweites Ziel was ein “Rechnungsworkflow” verfolgt, ist die digitale Ablage von Belegen in einem Dokumenten-Managementsystem (DMS). Dadurch spart man Archivplatz und durch intelligente Verschlagwortung sind Belege viel schneller wieder aufzufinden, als diese in einem Papier-Ordner zu finden (zeitliche und räumliche Ersparnis). Im Optimalfall hängt der digitalisierte Belege direkt an der Buchung im Finanzwesen bzw. ist darüber aufrufbar. Die großer Herausforderung bei der elektronischen Dokumentenablage ist die sichere Langzeitaufbewahrung digitaler Dokumente und der technische Sicherstellung durch geeignete Datensicherungsmethoden. Laut Vorgaben im HGB oder der Abgabenordnung (AO) sind solche Belege in der kommunalen Finanzwelt mindestens 10 Jahre (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG, § 37 Abs. 2 Satz 1 KomHKV) vorzuhalten. Bei Vorgängen, die mit Fördermitteln abgewickelt werden, ergibt sich die Aufbewahrungsfrist aus der Zweckbindungsfrist der entsprechenden Förderrichtlinie (bis zu 25 Jahre).
Die Vorgaben für die Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen ergeben sich aus § 33 Abs. 5 Nr. 7 i. V. m. § 37 KomHKV.

Die Einführung des elektronischen Rechnungsworkflows ist ein Baustein bei der Umsetzung des “Organisationskonzepts elektronische Verwaltung” (OKeVA), welches durch das Bundesministerium des Innern im Rahmen des Regierungsprogramms “Vernetzte und transparente Verwaltung” in der 17. Legislaturperiode aufgestellt und veröffentlicht wurde.

Der “Rechnungsworkflow” ist an die gleichen rechtlichen Vorgaben gebunden, wie die herkömmliche Verarbeitung von Belegen in der Buchhaltung, die betrifft insbesondere die KomHKV (Abschnitt 5 Buchführung, Inventar und Inventur (§§ 32 ff.). Nach § 32 Abs. 2 Satz 1 KomHKV müssen alle Bücher (Nr. 1) sowie finanzwirksame und andere wirtschaftliche Vorgänge (Nrn. 2 und 3), d. h. auch Rechnungen im elektronischen Rechnungsworkflow, gemäß den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB, §§ 238 ff. Handelsgesetzbuch (HGB)) aufgezeichnet werden. Gemäß § 33 Abs. 5 KomHKV sind dabei folgende Grundsätze für eine elektronische Abbildung eines Rechnungsworkflows zu beachten:

Es ist sicher zu stellen, das

  • geeignete fachlich geprüfte Programme und freigegebene Verfahren eingesetzt werden,
  • die Daten vollständig und richtig erfasst, eingegeben, verarbeitet und ausgegeben werden,
  • nachvollziehbar dokumentiert ist, welche Daten wann und von wem eingegeben oder verändert worden sind,
  • in das automatisierte Verfahren nicht unbefugt eingegriffen werden kann,
  • die gespeicherten Daten nicht verloren gehen und nicht unbefugt verändert werden können,
  • die gespeicherten Daten bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen jederzeit in angemessener
    Frist lesbar und maschinell auswertbar sind,
  • die Unterlagen, die für den Nachweis der richtigen und vollständigen Ermittlung der Ansprüche oder Zahlungsverpflichtungen sowie für die ordnungsgemäße Abwicklung der Buchungsvorgänge und des Zahlungsverkehrs erforderlich sind, einschließlich der Dokumentation der verwendeten Programme und Verfahren sowie eines Verzeichnisses über den Aufbau der Datensätze bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist der Bücher und Belege verfügbar sind und jederzeit in angemessener Frist lesbar gemacht werden können,
  • Berichtigungen der Bücher protokolliert und die Protokolle als Belege aufbewahrt werden,
  • elektronische Signaturen mindestens während der Dauer der Aufbewahrungsfristen nachprüfbar sind und
  • der Tätigkeitsbereich “Administration von Informationssystemen und automatisierten Verfahren”, der Fachbereich und die Erledigung von Kassenaufgaben gegeneinander abgegrenzt und die dafür Verantwortlichen bestimmt werden.

Ergänzend dazu wird BMF-Schreiben “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) vom 14.11.2014 verwiesen, welches die vorgenannten Punkte aufgreift.

Erst mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 ist durch die Neufassung des § 14 Abs. 3 UStG das bisherige Schriftform- bzw. Signaturerfordernis für elektronische Rechnungen zum 30.06.2011 entfallen und somit auch eine große Tür für die elektronische Rechnungslegung und Rechnungsverarbeitung geöffnet worden. Seit dem 01.07.2011 ist die Rechnungslegung per einfacher E-Mail, auch ohne qualifizierte Signatur, möglich. Papierrechnungen und elektronische Rechnungen, die per E-Mail verschickt werden, sind somit rechtlich gleichgestellt. Dabei ist zu beachten, das eine per E-Mail versendete Rechnung noch keine eRechnung ist.

Digitale Ablage von Rechnungen und Belegen
Im Idealfall kommt eine Rechnung bzw. ein Beleg bei Ihnen bereits digital an, so kann dieser medienbruchfrei in ein angeschlossenes Archiv/DMS überführt werden. Für Rechnungen und Belege die weiter in Papierform eingehen, muss eine Digitalisierung über eine Scannerlösung herbeigeführt werden. Hier empfehlen sich Scanner-Lösung mit einem Mehrblatt-Einzug die auch doppelseitig scannen können. Solche Geräte sind ab 500 bis 1.500 € auf dem IT Markt verfügbar. Beim Scannen der Dokumente sollte man auf eine hohe verfügbare Qualität achten, ansonsten gelten die Anforderungen an Scan-Prozesse der technische Richtlinie TR-03138 des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (TR-RESISCAN) für das ersetzende Scannen.

Unterschiede zwischen einer Rechnung per Email und einer eRechnung
Eine übersandte Rechnung per Email ist noch lange keine eRechnung. Bei einer per Email übertragenden Rechnung handelt es sich meist um ein PDF, was lediglich den Papierausdruck der Rechnung ersetzt und den kostengünstigeren Übertragungsweg Email wählt, anstelle der Postzustellung. Eine eRechnung ist von außen auch erst einmal nur ein PDF-Dokument der Rechnung bzw. des Beleges. Bei einer E-Rechnung in Form eines PDF/A-3-Dokuments wird aber im PDF-Container ein XML-Format nach strukturierter Vorgabe mit Daten zum Beleg mit übergeben. Dies ermöglicht die elektronische direkte Rechnungsweiterverarbeitung ohne ein integrierte OCR-Erkennung des Rechnungsbeleges, was unter Umständen Fehler behaftet sein kann. Als gängige Formate für eRechnungen sind momentan die Formate ZUGFeRD und xRechnung etabliert.

Unterzeichnung und Freigabe von Rechnungen/Belegen im Workflow
Die Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit sowie die Freigabe erfolgt entweder doch händische Unterschriften der berechtigten Mitarbeiter in Papierform bzw. bei automatisierten Verfahren wie dem Rechnungs- bzw. Anordnungworkflow durch eine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur nach dem Signaturgesetz (SigG). (§ 42 Abs. 4 KomHKV).

Prozesse des Rechnungs- bzw. Anordnungsworkflows

  1. Scanstelle / Aufnahme
    Aufnahme von Rechnungen bzw. Belegen zum Start des Workflows
    liegen Belege in Papierform vor, werden diese über Scannen digitalisiert und in den Workflow aufgenommen.
  2. Rechnungsbuchverantwortlicher
    sollte es sich um eine eRechnung (ZUGFeRD, xRechnung) handeln, werden die Angaben des Beleges aus der eingelagerten XML-Strukur der Rechnung übernommen. Sofern der Workflow keine OCR-Integration und Verarbeitung hat, werden die Informationen (Personenkonto, Buchungsmerkmale, Betrag, Bankverbindung, etc.) zum Beleg erfasst. Bei Übernahme aus einer eingebetteten OCR oder eine eRechnung ist die Kontrolle der Daten vorzunehmen.
  3. Finanzverfahren/DMS
    es wird ein neuer Geschäftsvorfall erzeugt, z. B. dem Rechnungsbuch zugeordnet, Registriernummer und Eingangsdatum werden vergeben und der Beleg wird digital in einem DMS revisionssicher archiviert.
  4. Buchhaltung / Freigabe
    Prüfen und Feststellen der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit
    Kontierung
    Einholen der Unterschriften zur Freigabe des Beleges (Anordnungsbefugnisse)
    Erstellung der Zahlungsanweisung
  5. Kasse
    Übernahme der Zahlungsanweisung, Zahlung des Geschäftsvorfalls

MUSTER-FORMULARE

Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege (erarbeitet durch BStBK und DStV)