Videokonferenzen

Das Jahr 2021 soll sich für einige Kommunen auch im Bereich digitale Gremienarbeit so anfühlen, auch bedingt durch die Corona-Pandemie stehen Livestreams und digitale Gremien ganz oben auf der Agenda.

Neben den technischen Vorraussetzungen für eine digitale Ratssitzung, sind eher die rechtlichen Vorraussetzungen das Problem in vielen Kommunen. Einige Bundesländer haben die Vorraussetzungen für digitale Gremien noch gar nicht geregelt, andere nur spärlich in einer Notverordnung zur Zeit der Corona-Pandemie.

Das größte Problem bei digitalen Gremiensitzung ist die Wahrung des Öffentlichkeitsgrundsatzes, den das Kommunalverfassungsrecht in allen Bundesländern vorsieht. Daran sind wegen Artikel 28 des Grundgesetzes auch die Länder und Kommunen gebunden. Der Öffentlichkeitsgrundsatz gehört zu den wesentlichen Verfahrensgrundsätzen des Kommunalrechts. Er hat Repräsentations-, Integrations- und Kontrollfunktion und begrenzt damit die Möglichkeiten des Einsatzes digitaler Hilfsmittel für öffentliche Gremiensitzungen.

Das Bundesland Brandenburg ist gerade dabei, als erstes Bundesland die Möglichkeiten auch für die Zeit nach der Corona-Pandemie festzuschreiben. In der Stadt München sind Livestreams der Sitzungen schon Routine, denn diese gibt es dort bereits seit 6 Jahren, mit wachsenden Zuschauerzahlen – ca 1.000 Nutzer des Livestreams und ca. 500 Sichten der gespeicherten Aufzeichnungen.

In Baden-Württemberg wurde mit § 37a der baden-württembergischen Gemeindeordnung vorgesehen, dass Gemeinderatssitzungen unter bestimmten Voraussetzungen in Form einer Videokonferenz durchgeführt werden können. Bei öffentlichen Sitzungen in Form einer Videokonferenz muss eine zeitgleiche Übertragung von Bild und Ton in einen öffentlich zugänglichen Raum (etwa den Ratssaal) erfolgen, wo Bürger und Medien die Sitzung öffentlich verfolgen können. Hintergrund dieser Regelung ist, dass nicht von allen interessierten Bürgern erwartet werden kann, dass sie bei einer reinen Online-Übertragung einen barrierefreien Zugang zur Ratssitzung haben.

Das größte rechtliche Problem sehen viele Gremienmitglieder darin, das Videomeetings oder Livestreams unerkannt mitgeschnitten und somit vertrauliches an die Öffentlichkeit kommt. Sie sehen sich darin, in ihrer politischen Freiheit eingeschnitten. Rechtlich wäre ein solcher Mitschnitt strafbar, denn das Urheberrecht an der Aufnahme liegt bei der Stadt oder Gemeinde. Bisher (Stand Ende 2020) gab es diesbezüglich auch nur einen öffentlich bekannt geworden Fall von Stadtverordneten in Schwerin in Mecklenburg-Vorpommern, der Verursacher wurde per Gericht verurteilt.

Zum Thema Datenschutz: Hier sollte von jedem Gremienmitglied das Einverständnis vorliegen, das sein Bild öffentlich übertragen und aufgezeichnet wird. Sperren sich einige Gremienmitglieder, wird es schon wieder technisch schwierig und sehr aufwendig. Also erfragen Sie vor den technisch finanziellen Anschaffungen, in wie weit die Gremienmitglieder diesen Weg mitgehen wollen und werden.

Verlangt ein Abgeordneter, das die Aufnahme und Veröffentlichung seines folgenden Redebeitrages zu unterlassen ist, ist diesem stattzugeben. Auch hier ist dann ein entsprechend technisch versiertes Personal notwendig, welches dann die Aufnahme und den Livestream unterbricht.

Nehmen an einer Sitzung Personen mit einem Redebeitrag teil, die nicht Mitglied des Gremiums sind, so ist von diesen Personen aus datenschutzrechtlicher Sicht eine Einwilligung vor Beginn der Anfertigung von Bild- und Tonaufnahmen einzuholen.

Zum Thema Verschwiegenheit: Juristisch ist empfohlen, wenn die Gemeinderäte einmalig eine Verschwiegenheitserklärung unterschreiben mit dem Zusatz, dass sie eben auch daheim dafür sorgen, dass niemand weiteres im Raum ist.

Bei einer Videoaufzeichnung oder einem Livestream ist für die Gremienmitglieder auch die Wortwahl zu beachten. Ein „du bist doch bescheuert“ oder „ihr seit doch alle dumm“ ist im Bereich der strafrechtlichen Beleidigung natürlich dann beweiswirksam dokumentiert.

Direkte Bild- und Tonaufnahmen von Zuschauern sind nicht zulässig. Die Zuschauer sollten vor dem Betreten des Sitzungssaals darauf aufmerksam gemacht werden, das hier Bild- und Tonaufnahmen stattfinden.

Was macht man technisch: Am besten einen externen Videostream-Dienstleistungshoster suchen, damit die eigene Bandbreite nicht zum Flaschenhals wird. Dann streamen Sie zum externen Stream-Hoster und die Nutzer klicken sich dort ein.

Es sollten aber immer für die Teilnehmer mindestens 6 MBit zur Verfügung stehen, um sinnvoll an den Konferenzen teilzunehmen.

Für einen Videokonferenz-Veranstalter empfiehlt sich immer die Anbindung per LAN und nicht per WLAN, oft haben sich die WLAN-Netze sehr wackelig oder mit einer höheren Latenz in der Praxis gezeigt.

Der Markt umfasst dabei viele Lösungen von kostenpflichtigen bis zu kostenfreien Angeboten.Beachten Sie hier, das der Anbieter datschutzkonform sein muss, da fallen dann schon viele Anbieter durch das Raster, wenn man den Datenschutz sehr eng auslegt.

Eine DSGVO-konforme Nutzung von Videokonferenzen ist möglich, wenn die Server in Deutschland bzw. nach europäischem Recht in Europa stehen. Damit fallen eine Vielzahl von Anbietern wie bspw. Google oder Microsoft schon heraus, denn diese sitzen in der USA und verarbeiten auch dort die Daten. Problematisch ist dabei auch der Wegfall des EU-US-Privacy-Shield im Sommer 2020.

Was bleibt jetzt übrig auf dem Videokonferenzmarkt in Deutschland und Europa. Große Marktanteile, gerade auch durch die HPI Schulcloud, hat “Big Blue Button” in den letzten Monaten gewonnen. Einige Kommunen setzen auf ein selbst gehostetes “Jitsi Meet”. Beide Lösungen sind natürlich keine Fertig-Klick-Lösungen wie Zoom, sondern haben einen hohen Installations- und Einrichtungsaufwand.

Egal welche Lösung Sie am Ende einsetzen, zwingend wäre eine Auftragsdatenvereinbarung mit dem Anbieter für die Nutzung der Videokonferenzlösung, die dokumentiert, welche Daten wie lange und wo gespeichert werden.

• Zoom
• ClickMeeting
• TeamViewer
• Skype for Business
• GoToMeeting
• Big Blue Button
• Microsoft Teams
• Google Hangouts
• Google Meet
• Jitsi Meet

Für die Auswahl der richtigen Software stellt sich primär die Frage, wieviele Teilnehmer maximal an der Videokonferenz teilnehmen. Unter den Software-Angeboten gibt es Programme, die dann beispielsweise 30 Teilnehmer als kleine „Briefmarken“ darstellen und man visuell dann sehr eingeschränkt ist, andere stellen den geraden sprechenden Teilnehmer in den Vordergrund, andere System sind Moderationsbasierend und es muss eine Rederecht erteilt werden. Dann wird aber meist nur IT-versiertes Personal vor Ort benötigt.

Wichtig ist das Vorhandensein mobiler Apps für Smartphone oder Tabletts. Nicht jeder Konferenzteilnehmer hat einen Laptop oder ein PC mit WebCam. Dann entstehen schnell Zusatzkosten, wenn man nicht auf eventuell vorhandene Smartphone oder Tabletts ausweichen kann.

Bevor sich an die Umsetzung machen, geht es erst einmal darum, das Anforderunprofil zu definieren:

• Handling / Stabilität der Software
• Bandbreiten-Vorraussetzungen
• Bedienbarkeit für Anwender
• datenschutzkonform
• Verfügbarkeit von mobilen Apps für Handys und Tabletts
• Möglichkeit der Aufzeichnung

Für den Sitzungssaal brauchen Sie am besten fest installierte Kameras und einen guten Ton. Im Idealfall einen zusätzlichen Mitarbeiter der die Technik steuert und überwacht, das der Stream auch technisch sauber durchläuft.

Als Konferenzveranstalter sollte im Veranstaltungsraum folgendes vorhanden sein:

• Notebook mit Audio-Eingang und Video-Eingang
• Kamera(s) und speziell hier einen geeigneten Standort finden, der den Raum bestmöglich einfängt
• Mikrofontechnik (Richtmikrofon, gute Qualität, hier nicht sparen, alles unter 100 € ist eher ungeignet) – auch hier wichtig eine gute Position zu finden, die bspw. Hintergrundbrummeln von Zuschauern nicht mit einfängt
• evtl. kleines Mischpult

kommunal-rechtliche Lage
In vielen Bundesländern hat der digitale Gremiendienst mit Videokonferenzen noch keine rechtliche Grundlage. Im BundeslandBrandenburg arbeite man an einem Gesetz für virtuelle Sitzungen auch nach der Pandemie. Konkret soll dafür auch die Kommunalverfassung geändert werden. Allerdings ist hier die Lage im Entwurf, dass nur maximal ein Drittel der Abgeordneten zugeschaltet werden dürfen.

Ebenso aktiv an der Schaffung einer kommunalrechtlichen Grundlage ist das Bundesland Bayern. Auch hier bereitet das Innenministerium aktuell einen Gesetzesentwurf vor, der es Gemeinderäten ermöglichen soll, sich digital zuschalten zu lassen und abzustimmen. Laut aktuellem Entwurf muss hier aber mindestens der Vorsitzende im Sitzungsraum körperlich anwesend sein. Damit soll vermieden werden, dass kein Ratsmitglied gezwungen ist, auf körperliche Anwesenheit zu verzichten.

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat im März 2021 einen Entwurf für Mindeststandards veröffentlicht, nach denen Videokonferenzen durchgeführt werden können. Die Mindeststandards basieren auf dem im April 2020 veröffentlichten “Kompendium Videokonferenzsysteme”.

Als erste Basis für Videokonferenzen muss das Thema “Videokonferenzen” im IT Sicherheitskonzept der Verwaltung behandelt werden, dabei sollte auch frühzeitig der Datenschutzbeauftragte mit einbezogen werden. Innerhalb des IT Sicherheitskonzeptes muss beschrieben werden, für welche Szenarien der Einsatz von Videokonferenzen erlaubt ist und welche Datenschutz-Risiken dabei entstehen. Mögliche Risiken müssen vor dem Einsatz von Videokonferenzen minimiert werden.

Für ­Netze des Bundes müssen die Anforderungen des “Mindeststandards NdB11” eingehalten werden. Bei extern genutzten Cloud-Diensten für Videokonferenzen müssen zusätzlich die vom BSI festgelegten “Mindeststandard des BSI zur Nutzung externer Cloud-Dienste” eingehalten werden. Bei Datenübertragungen bei Videokonferenzen oder dem gemeinsamen Arbeiten an Dokumenten ist eine Verschlüsselung der Medien- und Signalisierungsdaten gemäß der Empfehlungen der “Technischen Richtlinie TR-0210219” zu gewährleisten.

Die Beta-Version des „Mindeststandards des BSI für Videokonferenzdienste“ ist hier zu finden:
https://www.bsi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/BSI/Mindeststandards/CommunityDraft_Mindeststandard_Videokonferenzdienste.pdf?__blob=publicationFile&v=4