Der Personalrat wird um Zustimmung gebeten, der Protokollierung von Vorgangs- und Personenbezogenen Daten an den Druckeinheiten der Verwaltung zuzustimmen.
Protokolliert werden:
- Name des Mitarbeiters
- Datum / Uhrzeit des Druckjobs
- Dokumenten-Name des Druckjobs (nicht der Inhalt der Druckjobs)
- Anzahl der Seiten
- Schwarz/Weiß oder Farbdruck
Die Verwaltungsleitung ist bestrebt, stichprobenartig zu kontrollieren, ob die bereitgestellten Ressourcen umweltfreundlich und kostensparend und ausschließlich für dienstliche Zwecke eingesetzt werden. Die Protokollierung ist dabei arbeitsrechtlich effizienter als die Einschränkung über Druck-Kontingente und den antragsmäßige Erhöhung bei Überbedarf.
Mit dem Wechsel auf einen datenschutzkonformen vertraulichen Druck auf den Etagenkopierern, ist auch hier technisch die Umstellung notwendig. Bei einem vertraulichen Druck, werden die Druckjobs nicht mehr sofort ausgegeben, sondern erst wenn der Mitarbeiter direkt vor dem Gerät steht und den Druckjob mit seinem PIN-Code/Transponder bestätigt. Der Sofortdruck ist aus Gründen des Datenschutzes nicht mehr einzusetzen, da in Abwesenheit des Mitarbeiters, anderen Personen ein Einblick in die Ausdrucke möglich sind bzw. diese auch entwendet werden können.
Die Mitarbeiter werden arbeitsrechtlich über Art und Umfang der Protokollierung in Kenntnis gesetzt und entsprechend informiert.