Ein sensibles Thema im kommunalen Datenschutz betrifft auch das Personalwesen. Nirgendwo fließen so vielen Daten von Angestellten und Mitarbeitern zusammen, wie in diesem Bereich. Deshalb erfordere der Bereich Personal auch ein hohes Maß an den Datenschutz und der fängt schon mit den Bewerber-Daten an.
Über das Auswahlverfahren der Stellenbesetzung hinaus dürfen Bewerberdaten noch maximal sechs Monate aufgehoben werden, um bei Klagen nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) reagieren zu können. Darüber hinaus ist die weitere Speicherung nur mit Einwilligung der Bewerber zulässig. Liegt keine Einwilligung für die Speicherung der Daten vor, sind die Bewerberdaten entsprechend datenschutzkonform zu löschen.
Der elektronische Versand von Lohn- und Gehaltsabrechnungen und der sonstige elektronische Austausch von andern Personaldaten darf nie unverschlüsselt per Email erfolgen. Die Übertragung von Personaldaten darf nur über sichere Kanäle erfolgen, zu diesen zählen WhatsApp und andere Messenger nicht. Demzufolge sollte auch hier die Übertragung von Krankenscheinen vermieden werden, da dieser Weg datenschutzrechtlich nicht zulässig ist.
Zu jeder Zeit gilt: Arbeitgeber haben eine besondere Sorgfaltspflicht, diese persönlichen Daten der Arbeitnehmer vor unberechtigten Zugriffen zu schützen. Dabei sollte in jedem Fall auch immer die Prinzipen der Datensparsamkeit und Datenminimierung auf das notwendige Minimum betrachtet werden. So sind beispielsweise auch Zeiterfassung mit Biometrie-Scannern nicht zulässig, dafür hier mehr personenbezogene Daten der Mitarbeiter erfasst werden als notwendig und es hier datenschutzkonforme Alternativen zur Verfügung stehen (Transponder, Pin). Die DSGVO zählt biometrische Daten zu den personenbezogenen Daten besonderer Kategorie (Artikel 9 DSGVO), welche einem erhöhten Datenschutz unterliegen.