Personalsachbearbeiter

MITARBEITER PERSONALWESEN

Personalsachbearbeiter

[X]  Anordnungsbefugnis

[X]  Feststellungsbefugnis

[X]  Unterschriftenbefugnis

Einstellungen und Entlassungen/Kündigungen bearbeiten

• Stellenausschreibungen in Abstimmung mit Fachbereichsleiter/Dienstellenleitung unterschriftsreif vorbereiten
• Vorauswahl unter eingehenden Bewerbungen vornehmen
• Bewerbungsprozesse koordinieren
• an Vorstellungsgesprächen teilnehmen; Mitglied der Auswahlkommission
• sämtlichen Schriftverkehr im Rahmen der Personalbeschaffung abwickeln
• Anträge an Personalrat zur Vorbereitung von Personalentscheidungen unterschriftsreif vorbereiten, Terminüberwachungen, einschl. Mitbestimmungsverfahren überwachen
• Erledigung aller Formalitäten im Rahmen von Neueinstellungen (z.B. Anmeldung Krankenkasse, Registrierung Steuerkarte, Anmeldung zur ZVK usw.)
• Arbeitsverträge unterschriftsreif vorbereiten
• Arbeitszeugnisse vorbereiten
• Entlassungen und Kündigungen unterschriftsreif vorbereiten
• Zuarbeiten zu arbeitsgerichtlichen Verfahren mit KAV 

Aufgaben der Personalverwaltung wahrnehmen

• Erstellen von Personalstatistiken
• Rentenanträge bei der VBL stellen
• Altersteilzeitanträge bearbeiten
• personalrechtliche Maßnahmen umsetzen
• Fragen zum Tarifrecht, Arbeitsrecht, Mutterschutz, Elternzeit usw. klären
• Anträge an Personalrat zur Vorbereitung von Personalentscheidungen unterschriftsreif vorbereiten, Terminüberwachungen, einschl. Mitbestimmungsverfahren überwachen
• Aktualität von Führungszeugnissen überwachen
• Überwachung der Dienstjubiläen etc.
• Fehlzeiten erfassen (Urlaubs- und Krankheitstage, Kurtage, Zeiten von Beschäftigungsverboten, Seminarbesuche u.ä.m.)
• Urlaubsübersicht für Mitarbeiter führen
• Personal- und Nebenakten führen
• Fortbildungsmaßnahmen, Ausbildungspläne, Praktikumsangelegenheiten bearbeiten
• Planung des Einsatzes für die Auszubildenden aufstellen und deren Einhaltung kontrollieren
• Berichtshefte prüfen und abzeichnen
• Anmelden der Azubis beim Studieninstitut und Berufsschule
• Vorschläge zur Teilnahme an Fortbildungsmaßnahmen der Beschäftigten mit jeweiligen FBL abstimmen und unterschriftsreif vorbereiten
• Vereinbarungen zur Kostenübernahme bei besonderen Fortbildungsmaßnahmen erarbeiten
• Fördermittel für Ausbildungsstellen beantragen und abrechnen
• Weiterbildungsanträge bearbeiten
• Reisekosten- und Weiterbildungsmaßnahmen abrechnen
• kontrollieren der Fahrtenbücher im Zusammenhang mit der Abrechnung der Reisekosten
• prüfen der Reisekostenabrechnungen im Bezug auf Steuerrecht und Sozialversicherungsrecht sowie sonstige Personalrechtsvorschriften
• abrechnen aller Dienstreisen für sämtliche Mitarbeiter/innen
• Reisekosten vorkontieren und Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit
• Anmeldung für Weiterbildungen nach Genehmigung durch FBL/BM vornehmen
• Weiterbildungsmaßnahmen mit Bildungsträger abrechnen
• Stellenplan, Statistiken, Personalplanung, Personalkosten ermitteln
• Stellenplan erstellen und aktualisieren
• Personalplanung nach Zuarbeit der Fachbereiche für die gesamte Verwaltung zusammenfassen
• Personalplanung im Kita-Bereich bearbeiten und Umsetzung unterschriftsreif vorbereiten
• Dienstleistungsverträge betreuen
• Personalkostenverrechnungssätze für abzuschließende Verträge ermitteln
• Dienstleistungen gem. Vertrag mit Vertragspartnern abrechnen (Personalkostenerstattungen)
• Personalkosten für die Haushaltsplanung ermitteln und überwachen
• Dienstausweise der Mitarbeiter ausstellen/verlängern
• Dienstausweis unterschriftsreif vorbereiten
  • Verlängerung überwachen
• Wiedereingliederungsgespräche im Rahmen des betrieblichen Eingliederungsmanagements führen

Berechnung und Festsetzung der Gehälter, Löhne und weiteren Gehaltsbestandteilen (eig. Bezügestelle)

• feststellen der für die Errechnung und Zahlbarmachung der Entgelte, Besoldungen, Ausbildungsvergütungen notwendigen Merkmale und der Anspruchsvoraussetzungen sowie anschließende Eingabe aller Gehaltsvorgaben (Änderungen) in das Personalabrechnungsprogramm, einschl. der Feststellung der Versicherungspflicht in der Sozialversicherung und der Zusatzversorgung und selbstständige Abwicklung des damit zusammenhängenden Schriftverkehrs
• Pflege des Programmes (Umsetzung tariflicher und gesetzlicher Änderungen)
• diverse Prüfungen und Abstimmungen (u.a. Vergleich Prüflisten mit Entgeltkonten, Datenträgeraustausche mit Sozialversicherungsträgern, Zusatzversorgungskassen, Versorgungskassen, elektronische Lohnsteuerbescheinigungen, Austausch mit Finanzbehörden etc.) durchführen
• besondere Bearbeitungen
• Gehaltspfändungen (Berechnung der pfändbaren Beträge, Abführung an Gläubiger, Abzug beim Schuldner etc.)
• Gehaltsabrechnungen im Zusammenhang mit Förderprogrammen, Höhergruppierungen, mit Einstellungsverfahren und sonst. Abrechnungen
• Bearbeitung der Altersteilzeitfälle
• Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall (Berechnung der Dauer)
• Vollzug des Kindergeldgesetzes (prüfen der Voraussetzungen, Einkommensüberprüfungen durchführen)
• mit der Versorgungskasse zusammenarbeiten
• Beschäftigungszeiten nach TVöD festsetzen
• Ausstellung von Bescheinigungen für div. Angelegenheiten
• Stundenzettel der geringfügig Beschäftigten in das Abrechnungsprogramm eingeben
• Zuschlagspflichtige Stunden der Bauhof-MA in das Abrechnungsprogramm eingeben
• Stammdaten im Abrechnungsprogramm pflegen
• Umbuchung für interne Verrechnungen von Personalkosten vorkontieren und sachliche und rechnerische Richtigkeit feststellen
• LOB gem. Dienstvereinbarung abrechnen

Zur Wahrnehmung der Aufgaben sind folgende besonderen Gesetzes-, Fach- und Spezialkenntnisse erforderlich:

gesamtes Arbeits- und Tarifrecht, Sozialversicherungsrecht, ASIG, BBiG, TzBfG, Weiter-bildungsgesetz, PersVG, TVÖD