VfSt Autista

Arbeiten mit Autista
fehlerhafte Nachrichten prüfen (Return to Sender)
Meldungen erscheinen nicht in der Druckauswahl
Nachrichtenversand via xPersonenstand

Konfiguration
Nacherfassung
Zentrales Testamentsregister

Jahreswechsel
Verfügung von Fällen aus Vorjahr im Folgejahr

Statistik
Meldung an die Bevölkerungsstatistik

Technik
Datenschutz / EU-DSGVO / Rechtsgrundlagen
Dikom Brandenburg: Citrix-Client zurücksetzen
unterstützte Drucker

fehlerhafte Nachrichten prüfen (Return to Sender)

Man sollte in regelmäßigen Abständen den Ordner unter Nachrichtentransport => XPS Eingang => administrativ prüfen, ob Fehlermeldungen beim Nachrichtenversand (Return to Sender) entstanden sind.

Meldung an die Bevölkerungsstatistik

Seit dem 01.01.2014 sind die Standesämter dazu verpflichtet, die Beurkundungen an die Bevölkerungsstatistik mitzuteilen. Dieses hat jeden Monat als Monatsabschluss und einmal jährlich als Jahresabschluss zu erfolgen. Empfänger der Nachrichten ist das Bayerische Landesamt für Statistik und Datenverarbeitung, das die Daten an die einzelnen Bundesländer verteilt.

Die Mitteilungen werden nach der Verfügung in das elektronische Register in der Druckauswahl aufgerufen und von dort wie alle anderen Nachrichten elektronisch nach XPersonenstand versendet.

Im Autista finden Sie diese Meldungen unter [Extras] -> [xPersonenstand] -> [BevStat Monatsabschlussmitteilung] bzw. [BevStat Jahresabschlussmitteilung].

Meldungen erscheinen nicht in der Druckauswahl

Wenn Meldungen nicht in der Druckerauswahl erscheinen, kann das folgende Gründe haben:

  • der Vorgang wurde nicht verfügt
  • das Empfängerstandesamt nicht am elektronischen Mitteilungsverkehr teilnimmt
  • es wurde keine Behördennummer bei den entsprechenden Ämtern erfasst
  • die Standesamtsnummer des Empfängerstandesamts ist falsch

Nachrichtenversand via xPersonenstand

Um eine elektronische Nachricht zu erzeugen, muss zwingend ein signierter verfügter Vorgang vorhanden sein. Die elektronischen Nachrichten finden Sie im Druck-Menü von Autista mit dem Ziel Postausgang. Geben Sie im Feld Anz (Anzahl) eine 1 ein und wählen Sie bei den Aktionsschaltflächen [Senden].

Aktuell werden via xPersonenstand folgende Nachrichten versendet:

  • Standesamt -> Standesamt
  • Standesamt -> Standesamt I Berlin
  • Standesamt -> Meldebehörde
  • Standesamt -> Zentrales Testamentsregister
  • Standesamt -> Bevölkerungsstatistik

Nacherfassung

Um mit der Nacherfassung im Autista zu starten, muss die Einrichtung des Standesamtes vollständig sein.

Gehen Sie wie folgt vor:
Start => Einrichtung => Standesamt => Stammdaten

Hier bitte alle Daten eintragen. Als Standesamtsnummer intern sollte die 1 eingetragen werden.

Zentrales Testamentsregister

Die Einstellungen zum zentralen Testamentsregister finden Sie in Autista unter Konfiguration -> Standesamt -> Standesamtsdaten -> Aufsichtebehörde, BNotk

Name: Zentrales Testamentsregister
PLZ: 10874
Ort: Berlin
Behördennummer: 490040020000

Verfügung von Fällen aus Vorjahr im Folgejahr

Wird eine Eheschließung aus dem Vorjahr erst im Folgejahr verfügt, erhält man innerhalb von Autista eine Fehlermeldung. Der Beurkundungstag im Register und das Eintragsjahr der Registernummer müssen übereinstimmen, was in diesem Fall nicht mehr übereinstimmt. In diesem Fall ist die Verfügung im Januar des Folgejahres mit dem aktuellen Tagesdatum durchzuführen.

Der Beurkundungstag in der letzten Maske muss auf ein Jahr im laufenden Jahr geändert werden, dadurch wird die Schaltfläche: [Registernummer anlegen] aktiv und es muss dann eine Registernummer im aktuellen Jahr erzeugt werden. Eine eventuelle bereits erzeugte Registernummer im Vorjahr verfällt und wird im Jahresabschluss als nicht verwendete Nummer aufgeführt. Die Urkunden sind entsprechend erneut zu erstellen.

Datenschutz im Bereich Standesamt (EU-DSGVO)

Das Standesamt verarbeitet mit der Software Autista personenbezogene Daten im Rahmen der Beurkundung eines Personenstandsfalls (§§ 15, 21 und 31 PStG). Die Daten werden auf der Grundlage des Personenstandsgesetzes (PStG) direkt erhoben und in den Personenstandsregistern (§ 7 Abs. 2 PStG) geführt. Das Gleiche gilt auch für Daten, die zur Fortführung der Personenstandseinträge zu beurkunden sind (§§ 16, 27 und 32 PStG). Die Personenstandsregister werden nach Ablauf vorgeschriebener Fristen (80 Jahre für Ehe- und Lebenspartnerschaftsregister, 110 Jahre für Geburtenregister und 30 Jahre für Sterberegister) an die zuständigen öffentlichen Archive abgegeben. Das Standesamt speichert vorübergehend weitere Daten des Bürgers, die es im Rahmen der Beurkundung eines Personenstandsfalls von dem Bürger erhoben hat, und die es zur Prüfung des Vorgangs sowie zur Erfüllung seiner Mitteilungspflichten benötigt (§§ 57 ff. PStV). Nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung werden die Vorgangsdaten nach § 75 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) in einem automatisierten Verfahren gelöscht. Das Standesamt kann jederzeit Auskunft darüber geben, welche Daten eines Bürgers für eine Vorgangsbearbeitung verwendet wurden, welche im Personenstandsregister gespeichert sind, welche in der Sammelakte aufgehoben werden und welche gelöscht wurden.

Dikom Brandenburg: Citrix-Client zurücksetzen

Sollte es zu einem fehlerhaften Verhalten im AutiSta/ePR kommen, hilft es den Citrix Receiver bzw. Citrix Workspace zurück zu setzen. Dazu gehen Sie bitte wie folgt vor:

  • Klicken Sie in der Taskleiste rechts unten mit der rechten Maustaste auf das Citrix Symbol und wählen aus dem Kontextmenü „erweiterte Einstellungen“ aus
  • Wählen Sie dort „Citrix Workspace zurück setzen“

unterstützte Drucker

Im Standesamt sind für die Urkunden die Qualitätsanforderungen nach DIN 19307-ASM80 zu berücksichtigen.

Der Toner muss eine ständige Lesbarkeit sowie höchstmögliche Sicherheit gegen Fälschungsversuche gewährleisten (§48 Abs. 4 PStV).

Darüber hinaus muss für den Einsatz von AutiSta jeder eingesetzte Drucker über eine Duplexeinheit verfügen, die einen beidseitigen Druck ermöglicht.

Empfohlene Druckermodelle des VfST:

  • Brother HL-L6300DW
  • Kyocera P3145DN
  • Lexmark MS521DN
  • Epson WorkForce Pro WF-M5299DW

Unterstützung für Simplexdrucker: https://appportal.krz.cottbus.lvnbb.de/downloads