Aufbewahrungspflicht

Die steuer- und handelsrechtlichen Vorschriften zur Aufbewahrung finden Sie in folgenden Gesetzmäßigkeiten:

• das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet Kaufleute zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen (§§ 238, 257, 261 HGB).
• Die Abgabenordnung (AO) sieht vor, dass Unternehmen sämtliche, für die Besteuerung relevanten Geschäftsunterlagen aufbewahren
  müssen (§ 147 AO).

Die Aufbewahrungsfristen sind unter anderem geregelt im § 257 HGB und gem. § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3. in der Abgabenordnung). Von vielen Kommunen wird jedoch nicht beachtet, dass sich diese Vorschriften auch auf E-Mails beziehen können, eMail-Dateien liegen meist auf der lokalen Festplatte und sind bei einem Festplatten-Defekt dann meist verloren.

Aufbewahrungsfristen / Auslegung nach dem HGB
Im § 257 des HGB steht beschrieben, das Handels- oder Geschäftspost, die versendet wurden oder bei ihnen eingegangen sind, 6 Jahre lang aufzubewahren sind. Unter den Begriff Handelspost fallen aber nicht nur Briefe aus der Hauspost, sondern auch Telefaxe und E-Mails.

Eingehende und ausgehende E-Mails, E-Mailanhänge, Telefaxe und normale Briefe müssen archiviert werden, sofern sie Geschäftsvorgänge des Unternehmens betreffen und an Empfänger außerhalb des Unternehmens adressiert sind. Interner Schriftverkehr oder Vorgänge ohne Geschäftsabschluß oder ohne Geschäftsbedeutung müssen nicht aufbewahrt werden.

Aufbewahrungsfristen für E-Mails / Auslegung nach der Abgabenordnung
Nach der Abgabenordnung (AO) besteht für empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe, welche Faxe und eMails mit einschließt, ebenfalls eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren.

§14b UStG regelt eine Speicherung innerhalb von Deutschland bzw. der Europäischen Union. Eine Speicherung außerhalb der EU ist genehmigungspflichtig.

Verstöße können auf verschiedenste Art und Weise geahndet werden:

Steuerrechtlich kann beispielsweise die Vermutung höherer Einnahmen angenommen werden, was zu einer Schätzung der Bemessungsgrundlage führen kann und somit höhere Steuern nach sich zieht. Des weiteren kann eine Firmenüberprüfung angeordnet werden.

Strafrechtlich kann eine Nichteinhaltung der Aufbewahrungsfristen Bußgelder und Geldstrafen zur Folge haben.

Eng verbunden mit der Aufbewahrungspflicht ist die Aufbewahrungsfrist. Aufbewahrung heißt aber nicht, solange aufzuheben, bis irgendwer das Dokument noch einmal anschauen möchte, Aufbewahrungsfrist steht auch eng verbunden mit dem Datenschutz im speziellen mit Artikel 17 der DSGVO (Recht auf Löschung).

Die häufigsten Ausreden im Bereich nach Ablauf einer Aufbewahrungsfrist:

• vielleicht braucht es ja doch noch mal jemand
• bevor ich es vernichte, mache ich noch einmal eine Kopie
• es fehlt die Zeit die Akten zu sichten und ggfs. auszusondern.

Sechs Jahre
empfangene Geschäftsbriefe, Wiedergaben (Kopien, Durchschriften) abgesandte Geschäftsbriefe, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung.

Zehn Jahre
Jahresabschlüsse, Inventare, Handelsbücher, Rechnungen, Urkunden, Hypotheken.

Dauerwert:
Gerichtsurteile und Baupläne

Verträge:
Die Aufbewahrungsfrist für langfristige Verträge (größer als 10 Jahren) endet mit Ablaufjahr des Vertrages und einer Nachaufbewahrungsfrist von 3 Jahren.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt worden ist und endet am letzten Tag des Schlussjahres.

eMails / Faxe:
Immer mehr Kommunikation wird heute über Internet-Formulare und eMails abgewickelt, auch innerhalb der Kommunen. Aber auch hier gelten, wie auch für die normale Hauspost entsprechende Aufbewahrungsfristen, die es gilt einzuhalten.