Altregistratur

Wenn man schon einige Jahre ein DMS betreibt, füllt sich das DMS mit einer Vielzahl von Akten. Sind noch keine Aufbewahrungsfristen erreicht, gelingt es nicht den Aktenbestand zu reduzieren. Je mehr Akten im Dokumentenmanagement sind, desto umfangreicher sind dann auch die Suchtreffer bei einer globalen Suchen nach einer Akte.

Hier kann ein Zwischenarchiv (Altregistratur) Entlastung bringen. Dabei werden Akten, welche das Ende der Aufbewahrungsfrist noch nicht erreicht haben, aber aktuell von niemand benötigt werden, in das Zwischenarchiv (Altaktenregistratur) verschoben, wo nur noch sehr wenige DMS-Nutzer Zugriff drauf haben. Dadurch wird für die Masse der Nutzer im Dokumentenmanagementsystem (DMS) der Schriftgutbestand verkleinert und übersichtlicher.

Die Altregistratur bezeichnet somit die Aufteilung des Datenbestands in einen Datenbestand im regulären Zugriff und einen Datenbestand im optionalen Zugriff, die sogenannte elektronische Altregistratur. Nach Abschluss der Bearbeitung einer Akte kann diese bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist in die Altregistratur überführt werden, sofern niemand mehr dauerhaft Zugriff auf das Schriftstück benötigt.