eRechnung

Seit dem Jahr 2020 besteht für Kommunen die gesetzliche Anforderung E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Zum 1. Januar 2025 trat in Deutschland die Verpflichtung zur Nutzung elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen) für B2B-Transaktionen in Kraft. Spätestens ab 2027 müssen Unternehmen ihre Rechnungsstellung vollständig digitalisiert haben. Ziel der E-Rechnungspflicht: Die Effizienz öffentlicher Verwaltungen soll gesteigert, Kosten gesenkt und Nachhaltigkeit gefördert werden.

Das Wachstumschancengesetz – so der Kurzname – vom 27. März 2024 bildet die Grundlage für die neuen Regelungen zur Ausstellung und zum Versand von Rechnungen.

Die Leitweg-ID ist dabei ein eindeutiges Adressmerkmal für den Empfang von eRechnungen.

Ab 1. Januar 2025

  • alle Unternehmen müssen strukturierte E-Rechnungen für B2B-Transaktionen empfangen können.
  • Versand von nicht-strukturierten E-Rechnungen (z.B. PDFs) bleibt mit Zustimmung des Empfängers erlaubt.
  • Papierrechnungen bleiben weiterhin zulässig.

Ab 1. Januar 2027

  • Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 EUR müssen strukturierte E-Rechnungen für B2B-Geschäfte versenden.
  • kleinere Unternehmen dürfen weiterhin Papierrechnungen versenden.
  • Unstrukturierte E-Rechnungen erfordern die Zustimmung des Empfängers.

Ab 1. Januar 2028

    • allgemeine E-Rechnungspflicht: Alle Unternehmen müssen strukturierte E-Rechnungen empfangen und versenden.
    • Ausnahme: Kleinunternehmen gemäß § 19 Abs. 1 UStG dürfen weiterhin Papier- oder unstrukturierte E-Rechnungen ausstellen.

Eine E-Rechnung ist weit mehr als nur ein eingescanntes Dokument oder eine reine PDF-Datei per E-Mail. Nach der gesetzlichen Definition zeichnet sich eine E-Rechnung dadurch aus, dass sie in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Dieses Format muss eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglichen. Eine einfache PDF-Rechnung gilt künftig als „unstrukturierte elektronische Rechnung“ und ist den Papierrechnungen gleichgestellt.

Jede E-Rechnung muss gemäß § 14 UStG alle gesetzlichen Pflichtangaben enthalten (z. B. Name/Anschrift von Aussteller und Empfänger, Steuernummer/USt-IdNr., Rechnungsnummer, Lieferdatum, Leistungsbeschreibung und Steuersatz).

Die wichtigsten Formate in Deutschland (gemäß EU-Norm EN 16931)

  • XRechnung: Ein reines XML-Datenformat ohne visuelle Darstellung für Menschen. Es ist der Standard im öffentlichen Sektor (B2G) und wird zunehmend im B2B-Bereich genutzt.
  • ZUGFeRD (ab Version 2.0.1): Ein hybrides Format. Es kombiniert eine optisch lesbare PDF-Datei (PDF/A-3) mit einem darin eingebetteten, maschinenlesbaren XML-Datensatz. Dadurch ist es sowohl für Menschen gut lesbar als auch von Systemen automatisiert verarbeitbar.
  • EDI-Formate: Bestimmte CEN-konforme Formate zur elektronischen Datenübertragung.

Gesetzliche Ausnahmen

Von der Pflicht zur Ausstellung einer strukturierten E-Rechnung ausgenommen sind:

  • Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto

  • Fahrausweise

  • Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8–29 UStG

  • Transaktionen mit ausländischen bzw. nicht in Deutschland ansässigen Unternehmen

  • Kleinunternehmer (§ 19 UStG): Befreit von der Pflicht zur Erstellung strukturierter E-Rechnungen (dürfen weiterhin Papier oder einfache PDFs nutzen), müssen jedoch ab 2025 E-Rechnungen empfangen können.

Vorgaben zur Archivierung

  • Gesetzliche Grundlagen: GoBD, AO, HGB und UStG schreiben eine Aufbewahrungsfrist von in der Regel 6 bis 10 Jahren vor.

  • Originalformat: E-Rechnungen müssen im ursprünglichen, strukturierten elektronischen Format (z. B. XML) abgespeichert werden. Ein reiner Ausdruck der XML-Datei oder ein Abspeichern als einfaches PDF genügt den GoBD-Anforderungen nicht.

  • Revisionssicherheit: Das Archivierungssystem muss Unveränderbarkeit, Lesbarkeit und ständige Zugänglichkeit für Prüfer gewährleisten.

Stand der eRechnungsportale der Bundesländer:

  • Schleswig-Holstein, Sachsen-Anhalt
    Hier erfolgt die Betreuung durch Dataport. Rechnungen können derzeit per Mail zur Verfügung gestellt werden.
    Fragen an: dataporte-rechnungssupport@dataport.de
  • Rheinland-Pfalz
    Rechnungen können derzeit vom Portalbetreiber per Mail zur Verfügung gestellt werden.
  • Saarland
    Das Bundesland Saarland orientiert sich im Rahmen eines länderübergreifenden Kooperationsprojekte am Bundesland Rheinland Pfalz.
  • Nordrhein-Westfalen
    Die Portalanbindung für die betroffenen Verwaltungen befindet sich aktuell in der Umsetzung.
  • Brandenburg, Sachsen, Niedersachsen, Mecklenburg-Vorpommern, Thüringen, Hessen, Bayern
    Es ist für Verwaltungen aus den Bundesländern Brandenburg, Sachsen, Niedersachsen, Mecklenburg-Vorpommern, Thüringen, Hessen und Bayern möglich, direkt auf die Landesportale (OZG-RE) zuzugreifen, um XRechnungen abzuholen. Weitere Voraussetzungen betreffen die jeweiligen Registrierungen bei den jeweiligen Landesbehörden.