TR-RESISCAN
TR-RESISCAN ist die technische Richtlinie für das ersetzende Scannen und wurde vom BSI herausgegeben.
Duie Hürden der TR-RESISCAN stellen sich wie folgt da:
- hohe technische Anforderungen
Geeignete Scanner: Es müssen spezielle Scanner eingesetzt werden, die die Anforderungen der TR-Resiscan erfüllen (z. B. Auflösung, Farbtiefe, Fehlerkorrektur)
Erfassung von Metadaten: Jedes Dokument benötigt eine eindeutige Kennzeichnung und Dokumentation zur Nachvollziehbarkeit.
Manipulationssichere Speicherung: Die digitalen Kopien müssen revisionssicher archiviert werden, z. B. in einem DMS (Dokumentenmanagementsystem) mit Audit-Funktion. - Organisatorische Hürden
Definierte Scanprozesse: Jeder Scanvorgang muss genau dokumentiert werden, inklusive Verantwortlichkeiten, Qualitätskontrollen und Fehlerprotokollen.
Schulung der Mitarbeiter: Das Personal muss mit der TR-Resiscan vertraut sein und entsprechend geschult werden.
Protokollierung und Nachvollziehbarkeit: Jeder Scanvorgang muss manipulationssicher dokumentiert werden, was zusätzlichen Verwaltungsaufwand bedeutet. - rechtliche und sicherheitsrelevante Aspekte
Verantwortlichkeit und Haftung: Die Kommune muss sicherstellen, dass die gescannten Dokumente den Originalen rechtlich gleichgestellt sind – ein Fehler kann rechtliche Folgen haben.
Datenschutzanforderungen: Die Verarbeitung personenbezogener Daten muss DSGVO- und TR-Resiscan-konform erfolgen, was zusätzlichen Prüfaufwand erfordert. - finanzielle Belastung
Anschaffungskosten: Die Kosten für TR-Resiscan-konforme Scanner, Software und IT-Infrastruktur können für kleine Kommunen schwer zu stemmen sein.
Externe Zertifizierungen und Beratung: Häufig müssen externe Berater oder Zertifizierungsstellen hinzugezogen werden, um die Konformität sicherzustellen.