Warum Dokumententenmanagement?

Ein Dokumentenmanagement Software (DMS) ist ein wesentlicher Bestandteil der heutigen Digitalisierung und ein großer Schritt im Sektor eGovernment. Es ist aber auch für Kommunen eine Chance, Prozesse zu entschlacken und Chaos ins System zu bekommen, welches Papier-Akten mit sich führen und richtig abgebildet kann es auch helfen wichtige Arbeitszeit hinzu sparen.

Die wichtigsten Vorteile eines DMS-Systems:

Schneller Zugriff auf Informationen/Daten
Eines der größten Vorteile eines DMS-Systems ist, das man nach Informationen und Akten suchen kann. Anhand eines strukturierten Aktenplans oder einer Volltextsuche, finden Sie eine Akte schneller, als wenn sie manuell nach einem Schreiben suchen und sparen Laufwege, weil Sie keinen externen Archivraum aufsuchen müssen.
Verwaltung von Aufbewahrungsfristen
In einem Dokumentenmanagement System können Sie die rechtlichen Aufbewahrungsfristen an die Akten-Kategorien hinterlegen. Somit können sich rechtssicher aber auch datenschutzkonform arbeiten, den Akten, wo die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, werden entsprechend der EU-DSGVO gelöscht, weil die Informationen nicht mehr benötigt wird und das Recht auf Vergesseneren der EU-DSGVO eintritt.
Ortsunabhängig arbeiten
Ob im Rathaus, im Home-Office oder bei einem externen Termin – sie haben von jedem Standort aus Zugriff auf Ihre Akten und müssen nicht Informationen im Vorfeld ausdrucken oder mit transportieren.
Informationsfluss
Im Gegensatz zu einer Papierakte, die immer nur eine Person im Zugriff hat, können mit einer digitalen Akte mehrere Personen gleichzeitig arbeiten. So können Fachbereichsleiter sich über den Status informieren, ohne direkt den Sachbearbeiter um einen Zwischenstand zu bitten.
revisionssicheres Arbeiten
Die gesetzlichen Verordnungen wie DSGVO, GoBD oder auch ISO 9001 verlangen von Unternehmen ein revisionssicher Archivieren und einen sauberen Umgang mit personenbezogenen Daten. Auch dieses ist mit einem DMS jederzeit umsetzbar.
Prozesse automatisieren und optimieren
Wiederkehrende Prozesse, wie zum Beispiel im Rechnungswesen, sind ideal geeignet, um automatisiert zu werden. Die Durchlaufzeiten werden deutlich schneller, Zahlungsziele und Skontofristen können vom DMS überwacht werden und an Fälligkeitsdaten erinnern. Gegenüber der manuellen Rechnungsverarbeitung, wo es zu Übertragungsfehlern kommen kann, sind automatisierte Prozesse deutlich sicherer.
schnelle, einfache und direkte Auskunft durch elektronische Suchfunktion
individuelle Ablagestruktur
papierlos, umweltschonend
Raumplatz schonend
Aktenplan und hinterlegte Aufbewahrungsfristen
Selbstvernichtung / Löschung von Akten nach Ende der Aufbewahrungsfrist

Die E-Akte ersetzt die herkömmliche Weise der Aktenführung auf Papierbasis. Die elektronische Akte (E-Akte) ist eine logische Zusammenfassung sachlich zusammengehöriger oder verfahrensgleicher Vorgänge und/oder Dokumente, die alle aktenrelevanten E-Mails, sonstigen elektronisch erstellten Unterlagen sowie gescannten Papierdokumente umfasst und so eine vollständige Information über die Geschäftsvorfälle eines Sachverhalts ermöglicht.

Bei der elektronischen Archivierung unterscheidet man verschiedene Stufen:

elektronische Archivierung

Die elektronische Archivierung ist die datenbankgestützte, langzeitige, sichere und unveränderbare Aufbewahrung von jederzeit wieder reproduzierbaren elektronischen Informationsobjekten.

revisionssichere Archivierung

Die revisionssichere Archivierung ist die Aufbewahrung von elektronischen, geschäftsrelevanten Informationsobjekten, die den Anforderungen des Handelsgesetzbuches § 239, § 257 HGB sowie der Abgabenordnung § 146, § 147,§ 200 und den GoBS (zukünftig GobIT) an die sichere, ordnungsgemäße Aufbewahrung von kaufmännischen Dokumenten entspricht und die Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren erfüllt.

elektronische Langzeitarchivierung
Die elektronische Langzeitarchivierung ist die Aufbewahrung elektronischer Informationen für mehr als 10 Jahre.

Bei der Archivierung sind folgende Richtlinien zu beachten:

jedes Dokument muss nach den rechtlichen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden
die Archivierung hat vollständig und lückenlos zu erfolgen
jedes Dokument sollte zum frühestmöglichen Zeitpunkt archiviert werden
das Archivdokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden
das Archivdokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden
das Archivdokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können
das Archivdokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet werden
jede Änderung im Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden

OAIA

Für die elektronische Archivierung wurde der OAIS-Standard geschaffen. OAIS steht für Open Archival Information System bzw. Offenes Archiv-Informations-System und ist als ISO-Standard
14721:2003 veröffentlicht.

ISO 15489
Der ISO-Standard 15489 definiert Regeln zum Umgang mit Schriftgütern. Die Zielsetzung der Norm besteht darin, für die Verwaltung und Aufbewahrung von Unterlagen – unabhängig von ihrer physischen Beschaffenheit und der logischen Struktur – einen Rahmen zu schaffen.

DIN 32791 – einheitliche DIN-Spezifikation für DMS
Die DIN 32791 ist eine einheitlich definierte DMS-Spezifikation, die aus dem DokuFIS-Standard hervorgeht. Der Vorteil der DIN 32791 liegt darin, dass sie zukünftig verpflichtend angewendet werden muss. Die DIN-SPEC 32791 ist hervorgegangen aus dem Standard DokuFIS, welcher durch Databund vor einigen Jahren entwickelt wurde.

Die DIN 32791 kann kostenlos beim Beute-Verlag bezogen werden.
Link: https://www.beuth.de/de/technische-regel/din-spec-32791/368224940