digitale Personalakte

Bewerbungsunterlagen, Überstundenauswertungen, Arbeitsverträge, Zeugnisse, Kündigungen und viele weitere Dokumente werden in den Personalabteilungen täglich abgelegt und verarbeitet. Die damit verbundenen Unterlagen häufen sich zu unübersichtlichen Aktenbergen, und die dahinterliegenden Prozesse sind manuell kaum zu bewältigen.

Die digitale Personalakte ermöglicht die effiziente Organisation, Speicherung und Verwaltung sämtlicher Mitarbeitendendaten. Dazu gehören persönliche Daten, Arbeitsverträge, Bewerbungsunterlagen, Fortbildungsnachweise und Reisekostenabrechnungen. Diese zentrale Ablage erleichtert den Zugriff auf relevante Informationen und sorgt dafür, dass alle Daten stets aktuell und vollständig sind.

Die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen ist ein zentrales Element der digitalen Personalakte. Hier einige häufig relevante Dokumententypen und ihre Fristen:

• Bewerbungsunterlagen: Maximal 6 Monate nach Absage (sofern keine ausdrückliche Zustimmung zur längeren Aufbewahrung vorliegt).
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen: 6 Jahre (nach Abgabenordnung AO).
• Sozialversicherungsnachweise: 10 Jahre.
• Arbeitsverträge: So lange das Arbeitsverhältnis besteht und darüber hinaus, sofern rechtliche Ansprüche geltend gemacht werden können.