Spezielles

Datenschutz im Sitzungsdienst

Bezüglich der datenschutzrechtlichen Frage, ob in Niederschriften und Sitzungsprotokollen die namentliche Nennung der Teilnehmer datenschutzkonform ist, gelten zunächst die in §§ 36 und 42 BbgKVerf niedergelegten Regeln.

Gemäß §42 Abs. 1 muss die Niederschrift folgenden Mindestinhalt haben:
1. die Zeit und den Ort der Sitzung,
2. die Namen der Teilnehmer,
3. die Tagesordnung,
4. den Wortlaut der Anträge und Beschlüsse sowie
5. die Ergebnisse der Wahlen und Abstimmungen

Die Namen der Teilnehmer bezieht sie hier aber nur auf die Namen der Gremienmitglieder. Die Namensnennung von Bürger:innen bzw. aus einer Einwohnerfragestunde sind von § 42 BbgKVerf nicht erfasst. Auch datenschutzrechtliche Grundsätze aus der DSGVO sprechen gegen eine „grundsätzliche“ Namensnennung. Denn meist ist der Name des Fragestellers nicht erforderlich. Andererseits kann es durchaus legitime Interessen der Bürger:innen geben namentlich in einer Niederschrift genannt zu werden.  Die Aufnahme in ein Protokoll, das veröffentlicht wird, darf nicht erfolgen, wenn der Bürger dies nicht wünscht.

GPS Überwachung von Firmenwagen
Ob im Bauhof, beim Winterdienst oder in der Gebäudereinigung: Viele Kommunen und Eigenbetriebe setzen auf telematikgestützte GPS-Ortung im Fuhrpark. Doch Vorsicht bei der dauerhaften Erfassung – das Verwaltungsgericht Lüneburg hat klargestellt, dass eine dauerhafte personenbezogene GPS-Ortung von Beschäftigten im Dienstbetrieb datenschutzwidrig ist.

Ein Dienstleistungsunternehmen rüstete seine Einsatzfahrzeuge mit GPS-Systemen aus, die jede Fahrstrecke und Fahrzeit speicherte – über einen Zeitraum von 150 Tagen. Da die Fahrzeuge festen Mitarbeitern zugeordnet werden konnten, handelte es sich um personenbezogene Daten.

Die Datenschutzaufsichtsbehörde schritt nach der Beschwerde einer Beschäftigten ein und untersagte die Ortung während der regulären betrieblichen Nutzung. Das VG Lüneburg bestätigte diese Entscheidung (Teilurteil vom 19.3.2019 – 4 A 12/19).

Daraus resultierend folgende Schlussfolgerungen:

• Tourenplanung & Koordinierung: Für die operative Einsatzplanung reicht ein temporärer Überblick; das Speichern historischer Fahrtdaten über Monate ist hierfür irrelevant
• Schutz vor Diebstahl erfordert keine permanente Protokollierung der Routen, sondern lediglich die Ortung im konkreten Verlustfall
• Kontrolle von Privatfahrt-Verboten: Hierfür stehen gelindere Mittel wie die Führung von Fahrtenbüchern oder Schlüsselabgaben zur Verfügung
• Leistungsnachweise gegenüber Auftragsgebern: Die reine Anwesenheit eines Fahrzeugs vor Ort belegt noch keine ordnungsgemäß erbrachte Leistung

Im verhandelten Fall scheiterte auch die Einwilligung der Mitarbeiter daran, dass die Beschäftigten nicht ausreichend informiert wurden und der zwingend vorgeschriebene Hinweis auf das Widerrufsrecht (§ 26 Abs. 2 BDSG i. V. m. Art. 7 Abs. 3 DSGVO) fehlte.

Damit die Telematik im Bauhof oder Dienstfuhrpark datenschutzkonform bleibt, sollten man folgende Punkte beachten:

• Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA): Vor dem Einsatz von GPS-Systemen sollte immer eine sorgfältige Begründung und Folgenabschätzung durchgeführt werden.
• Anonymisierung / Pseudonymisierung: Ortungssysteme sollten so konfiguriert sein, dass im Normalbetrieb keine direkte Zuordnung zu einzelnen Fahrern erfolgt oder die Tracking-Funktion manuell bzw. außerhalb der Dienstzeiten deaktiviert werden kann.
• Löschfristen verkürzen: Eine Aufbewahrung von Ortungsdaten über Wochen oder Monate hinweg ist ohne konkreten Anlass meist nicht durchsetzbar.
• Rechtssichere Einwilligungen & Betriebsvereinbarungen: Bei freiwilligen Vereinbarungen muss zwingend auf die Widerruflichkeit hingewiesen werden. In der öffentlichen Verwaltung empfiehlt sich die Einbindung des Personalrats über Dienstvereinbarungen.

Quellenhinweis: VG Lüneburg, Teilurteil vom 19.03.2019 – 4 A 12/19 (BeckRS 2019, 3816)