Datenschutz Personalabteilung
Die Personalabteilung verarbeitet täglich hochsensible Daten: Gesundheitsdaten bei Krankmeldungen, Finanzdaten für die Lohnabrechnung und persönliche Leistungsbeurteilungen. Gemäß DSGVO und § 26 BDSG gilt hier der Grundsatz der Zweckbindung und Speicherbegrenzung: Daten dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie sie für den ursprünglichen Zweck erforderlich sind.
Doch wann genau müssen Bewerberunterlagen gelöscht werden? Wie lange dürfen Akten ehemaliger Mitarbeiter aufbewahrt werden? Und worauf ist bei modernen Themen wie Zeiterfassung oder Videoüberwachung zu achten?
Fristen nach AGG und ArbGG
- Frist für Schadensersatzansprüche (§ 15 AGG): Nach einer Absage hat ein abgelehnter Bewerber nach § 15 Abs. 4 AGG zwei Monate Zeit, Ansprüche auf Schadensersatz (z. B. wegen Diskriminierung) schriftlich geltend zu machen.
- Klagefrist (§ 61b ArbGG): Wird innerhalb der Zweimonatsfrist ein Anspruch geltend gemacht, muss die Klage innerhalb von weiteren drei Monaten erhoben werden.
- Standard-Löschfrist in der Praxis: Geht nach Ablauf der zwei Monate kein Anspruch ein, entfällt der Zweck der Datenspeicherung. In der Praxis hat sich ein einzukalkulierender Toleranzzuschlag von einem Monat (für Postlaufzeiten, interne Prüfungen etc.) etabliert. Daraus ergibt sich eine Regellöschfrist von 3 bis maximal 6 Monaten nach Zugang der Absage.
Möchten Sie interessante Bewerber für spätere Vakanzen aufbewahren, benötigen Sie eine ausdrückliche, freiwillige und nachweisbare Einwilligung (z. B. Befristung auf 12 oder 24 Monate). Ohne diese Aktiv-Einwilligung muss nach maximal 6 Monaten gelöscht werden.
Aufbewahrung von Mitarbeiterdaten nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses
- Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (Steuer- und Handelsrecht):
- 10 Jahre: Gehaltsabrechnungen, Lohnkonten, Steuerunterlagen (§ 147 AO, § 257 HGB).
- 6 Jahre: Allgemeine Korrespondenz, Arbeitsverträge, Abmahnungen oder Zeugnisunterlagen ab Jahresende der Beendigung.
- Schutz vor Rechtsstreitigkeiten (Zivilrechtliche Verjährungsfrist):
- Da eine gerichtliche Auseinandersetzung (z. B. bzgl. Zeugnisinhalten, betrieblicher Altersversorgung oder Schadenersatz) nie ausgeschlossen werden kann, sollte die regelmäßige Verjährungsfrist von 3 Jahren (§ 195 BGB) abgewartet werden.
- Fristbeginn: Am Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger Kenntnis erlangt hat (z. B. Ende des Austrittsjahres). Die Daten verbleiben währenddessen im Sperrvermerk/Zugriffsschutz.
- Zeiterfassungsdaten dienen ausschließlich der Arbeitszeitdokumentation und Vergütung.
- Aufbewahrungsfristen von Zeiterfassungsdaten betragen gemäß § 16 Abs. 2 ArbZG mindestens 2 Jahre.
Videoüberwachung am Arbeitsplatz
Die Überwachung von Beschäftigten mittels Kamera unterliegt strengen Hürden (§ 26 Abs. 1 BDSG):
- Offene Videoüberwachung: Nur in eng begrenzten Ausnahmebereichen (z. B. Kassenbereiche, Schutz vor Einbruch) zulässig. Arbeitsplätze dürfen nicht dauerhaft erfasst werden.
- Verdeckte Videoüberwachung: Nur bei konkretem Verdacht einer schweren Straftat, wenn alle milderen Mittel ausgeschöpft sind und die Maßnahme zeitlich eng begrenzt ist.
- Löschung: Kameradaten sind in der Regel nach 48 bis 72 Stunden zu löschen.
| Datenart | Regellöschfrist / Aufbewahrung | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Bewerberdaten (nach Absage) | 3 – 6 Monate | § 15 AGG, § 61b ArbGG |
| Bewerber im Talent Pool | Gemäß Einwilligung (meist 1–2 Jahre) | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO |
| Lohn- & Gehaltsunterlagen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Personalakte (Allgemein) | 3 Jahre nach Jahresende der Beendigung | § 195 BGB (Verjährung) |
| Zeiterfassungsdaten | 2 Jahre | § 16 Abs. 2 ArbZG |