Datenschutz in der Personalabteilung: Speicherdauern, Löschfristen & DSGVO-Praxis

Nach einer Absage dürfen Bewerberdaten nicht unbegrenzt im System verbleiben. Es gilt ein genau definierter rechtlicher Rahmen zur Löschung:

Fristen nach AGG und ArbGG

• Frist für Schadensersatzansprüche (§ 15 AGG): Nach einer Absage hat ein abgelehnter Bewerber nach § 15 Abs. 4 AGG zwei Monate Zeit, Ansprüche auf Schadensersatz (z. B. wegen Diskriminierung) schriftlich geltend zu machen.
• Klagefrist (§ 61b ArbGG): Wird innerhalb der Zweimonatsfrist ein Anspruch geltend gemacht, muss die Klage innerhalb von weiteren drei Monaten erhoben werden.
• Standard-Löschfrist in der Praxis: Geht nach Ablauf der zwei Monate kein Anspruch ein, entfällt der Zweck der Datenspeicherung. In der Praxis hat sich ein einzukalkulierender Toleranzzuschlag von einem Monat (für Postlaufzeiten, interne Prüfungen etc.) etabliert. Daraus ergibt sich eine Regellöschfrist von 3 bis maximal 6 Monaten nach Zugang der Absage.

Möchten Sie interessante Bewerber für spätere Vakanzen aufbewahren, benötigen Sie eine ausdrückliche, freiwillige und nachweisbare Einwilligung (z. B. Befristung auf 12 oder 24 Monate). Ohne diese Aktiv-Einwilligung muss nach maximal 6 Monaten gelöscht werden.

Aufbewahrung von Mitarbeiterdaten nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Ausnahmen vom Löschgebot

1. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (Steuer- und Handelsrecht):
   • 10 Jahre: Gehaltsabrechnungen, Lohnkonten, Steuerunterlagen (§ 147 AO, § 257 HGB).
   • 6 Jahre: Allgemeine Korrespondenz, Arbeitsverträge, Abmahnungen oder Zeugnisunterlagen ab Jahresende der Beendigung.
2. Schutz vor Rechtsstreitigkeiten (Zivilrechtliche Verjährungsfrist):
   • Da eine gerichtliche Auseinandersetzung (z. B. bzgl. Zeugnisinhalten, betrieblicher Altersversorgung oder Schadenersatz) nie ausgeschlossen werden kann, sollte die regelmäßige Verjährungsfrist von 3 Jahren (§ 195 BGB) abgewartet werden.
   • Fristbeginn: Am Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger Kenntnis erlangt hat (z. B. Ende des Austrittsjahres). Die Daten verbleiben währenddessen im Sperrvermerk/Zugriffsschutz.

Spätestens seit dem BAG-Urteil von 2022 gilt eine Pflicht zur systematischen Erfassung der Arbeitszeit. Aus Datenschutzsicht gilt:

• Zeiterfassungsdaten dienen ausschließlich der Arbeitszeitdokumentation und Vergütung.
• Aufbewahrungsfristen von Zeiterfassungsdaten betragen gemäß § 16 Abs. 2 ArbZG mindestens 2 Jahre.

Videoüberwachung am Arbeitsplatz

Die Überwachung von Beschäftigten mittels Kamera unterliegt strengen Hürden (§ 26 Abs. 1 BDSG):

• Offene Videoüberwachung: Nur in eng begrenzten Ausnahmebereichen (z. B. Kassenbereiche, Schutz vor Einbruch) zulässig. Arbeitsplätze dürfen nicht dauerhaft erfasst werden.
• Verdeckte Videoüberwachung: Nur bei konkretem Verdacht einer schweren Straftat, wenn alle milderen Mittel ausgeschöpft sind und die Maßnahme zeitlich eng begrenzt ist.
• Löschung: Kameradaten sind in der Regel nach 48 bis 72 Stunden zu löschen.