Verwahrgelder

In der kommunalen Doppik (Doppelte Buchführung im öffentlichen Finanzwesen) sind Verwahrgelder vorübergehend eingehende Gelder oder Zahlungseingänge, die die Kommune fremden Personen/Stellen zuzurechnen hat oder deren finale Zuordnung im Ergebnis- oder Finanzhaushalt noch unklar ist.

Es handelt sich dabei im Wesentlichen um durchlaufende Gelder bzw. fremde Mittel.

In der kaufmännischen Buchführung der Kommune (Doppik) stellen Verwahrgelder keine Erträge oder Einzahlungen des ordentlichen Haushalts dar. Sie verändern weder das Eigenkapital noch das finale Ergebnis der Kommune.

  • Bilanzausweis: Sie werden als Verbindlichkeiten (unter den sonstigen Verbindlichkeiten oder durchlaufenden Geldern) auf der Passivseite der Bilanz ausgewiesen, da für die Kommune eine Verpflichtung zur Auszahlung, Weiterleitung oder Rückzahlung besteht.

  • Finanzrechnung: Durchlaufende Gelder werden in der Regel nicht im ergebniswirksamen Haushalt gebucht, sondern über spezielle bilanzielle Bestandskonten/Verwahrkonten abgewickelt.

Man unterscheidet im Kommunalrecht grundsätzlich zwei Hauptgruppen:

a) Fremde Mittel / Durchlaufende Gelder (Verwahrgelder mit Anordnung)

Gelder, die die Gemeinde für einen Dritten vereinnahmt und an diesen weiterzuleiten hat:

  • Lohn- und Kirchensteuer sowie Sozialversicherungsbeiträge: Beträge, die vom Gehalt der Mitarbeiter einbehalten und an das Finanzamt bzw. die Krankenkassen weitergeleitet werden.

  • Mündelgelder: Gelder, die vom Jugendamt im Rahmen von Beistandschaften oder Vormundschaften verwaltet werden.

  • Sicherheitsleistungen / Kautionen: Von Bietern oder Vertragspartnern hinterlegte Gelder.

  • Beträge für andere Behörden: Z. B. Bußgelder oder Gebühren, die für den Kreis oder das Land vereinnahmt werden (Amtshilfe).

b) Unklare oder irrtümliche Eingänge (Verwahrgelder ohne Anordnung)

  • Fehl- oder Falschüberweisungen: Einbürger/Betriebe überweisen versehentlich Beträge an die Gemeindekasse, die ihr nicht zustehen (Rückzahlungsverpflichtung).

  • Unaufgeklärte Zahlungen: Zahlungseingänge ohne erkennbaren Verwendungszweck oder ohne Angabe eines Kassenzeichens, die zunächst geparkt werden müssen, bis der Sachverhalt geklärt ist.

  • Kassenüberschüsse: Ungeklärte Differenzen beim Tagesabschluss der Kasse.

Wichtige Abgrenzung in der Praxis

  • Keine Dauerlösung: Die Buchung auf einem Verwahrkonto ist nachrangig. Sobald feststeht, wem das Geld gehört bzw. auf welche Haushaltsstelle (z. B. Steuern, Gebühren, Mieten) die Zahlung gehört, muss umgebucht werden.

  • Miet- und Pachtzahlungen: Geht z. B. eine Mietzahlung ein, für die lediglich die formelle Annahmeanordnung fehlt, die Zuordnung aber eindeutig ist (z. B. durch Daueranordnung/Soll-Stellung), darf dies nicht als Verwahrgeld gebucht werden, sondern muss direkt dem entsprechenden Sachkonto des Haushalts zugeordnet werden.