Microsoft Exchange zu grommunio migrieren

Microsoft Exchange ist in zahlreichen Kommunalverwaltungen seit Jahren die zentrale Plattform für E-Mails, Kalender und Kontakte. Mit grommunio steht eine selbst betreibbare Groupware-Alternative zur Verfügung. Wir zeigen, wie IT-Administratoren eine Migration vorbereiten, Exchange-Postfächer per PowerShell exportieren und die Daten in grommunio übernehmen können.

Zielgruppe: IT-Administratoren in Kommunen, öffentlichen Einrichtungen und mittelständischen Organisationen.

Ausgangssystem: Microsoft Exchange 2016 (On-Premises). Zielsystem: grommunio mit Active-Directory-Anbindung.

1. Überblick: So funktioniert die Migration

Der hier vorgestellte Weg verwendet PST-Dateien als Zwischenformat. Exchange exportiert die Postfachdaten, anschließend werden diese in grommunio importiert. Die Benutzerkonten können weiterhin über Active Directory verwaltet werden.

Die Migration gliedert sich in sechs Phasen: Bestandsaufnahme, Vorbereitung des Zielsystems, Pilotmigration, Datenübernahme, Umschaltung des Mailverkehrs und abschließende Validierung.

2. Exchange-Bestandsaufnahme durchführen

Vor der eigentlichen Migration müssen sämtliche Postfächer, Berechtigungen und Schnittstellen erfasst werden. Dazu wird die Exchange Management Shell verwendet.

2.1 Postfächer exportieren

New-Item C:\Temp -ItemType Directory -Force

Get-Mailbox -ResultSize Unlimited |
Select DisplayName,PrimarySmtpAddress,
RecipientTypeDetails,Database |
Export-Csv C:\Temp\Exchange-Postfaecher.csv
-NoTypeInformation -Encoding UTF8

Die dargestellten PowerShell-Befehle können in der Exchange Management Shell als zusammenhängende Befehle ausgeführt werden. Für eine einzeilige Eingabe sind die Zeilenumbrüche innerhalb der Befehle zu entfernen.

2.2 Postfachgrößen feststellen

Get-Mailbox -ResultSize Unlimited |
Get-MailboxStatistics |
Select DisplayName,TotalItemSize,ItemCount |
Export-Csv C:\Temp\Exchange-Groessen.csv
-NoTypeInformation -Encoding UTF8

Die Größen sind für die Dimensionierung des Zielservers und des PST-Zwischenspeichers wichtig. Besonders große Postfächer sollten gesondert behandelt werden.

2.3 Weitere Exchange-Objekte erfassen

• Freigegebene Postfächer und Ressourcenpostfächer
• Verteilergruppen und deren Mitglieder
• Postfachberechtigungen, Stellvertretungen und Send-As-Rechte
• Öffentliche Ordner
• SMTP-Relay-Konfiguration und Transportregeln
• Archivpostfächer und Aufbewahrungsrichtlinien
• Fachverfahren mit E-Mail-Schnittstellen

3. grommunio als Zielsystem vorbereiten

grommunio sollte zunächst als eigenständiger Server oder als virtuelle Maschine bereitgestellt werden. Die konkrete Hardwaredimensionierung hängt von Anzahl und Größe der Postfächer, gleichzeitig aktiven Benutzern sowie den eingesetzten Groupware-Funktionen ab.

3.1 Grundkonfiguration

1. grommunio gemäß offizieller Herstellerdokumentation installieren.
2. Feste IP-Adresse und vollständigen Hostnamen konfigurieren.
3. Gültiges TLS-Zertifikat einrichten.
4. E-Mail-Domäne anlegen.
5. Active-Directory-/LDAP-Anbindung einrichten.
6. Benutzer und Zielpostfächer vorbereiten.
7. Datensicherung und Monitoring konfigurieren.
8. Mailversand und -empfang zunächst isoliert testen.

Die LDAP-Konfiguration muss zur bestehenden Active-Directory-Struktur passen. Vor dem Import ist sicherzustellen, dass die Zielpostfächer den korrekten Benutzern und E-Mail-Adressen zugeordnet sind.

4. PST-Export aus Exchange vorbereiten

4.1 Exportberechtigung zuweisen

Das ausführende Administrationskonto benötigt die Exchange-Rolle Mailbox Import Export.

New-ManagementRoleAssignment -Role "Mailbox Import Export" -User "MigrationsAdmin"

MigrationsAdmin ist durch das tatsächlich verwendete Administrationskonto zu ersetzen. Anschließend muss die Exchange Management Shell neu geöffnet werden.

4.2 SMB-Freigabe vorbereiten

Für den Export wird eine Netzwerkfreigabe benötigt, beispielsweise:

\\DATEISERVER\PST-Migration

Der Exchange-Dienst muss auf die Freigabe schreiben können. Hierfür sind die notwendigen Freigabe- und NTFS-Berechtigungen für Exchange Trusted Subsystem einzurichten.

Die Freigabe sollte nur für berechtigte Administratoren und die beteiligten Dienste zugänglich sein. PST-Dateien enthalten regelmäßig personenbezogene und vertrauliche Informationen.

5. Einzelnes Testpostfach exportieren

Für den ersten Test sollte ein nicht geschäftskritisches Postfach verwendet werden, das E-Mails, Kontakte, Kalendereinträge und Ordnerstrukturen enthält.

New-MailboxExportRequest -Mailbox "testbenutzer" -FilePath "\\DATEISERVER\PST-Migration\testbenutzer.pst"

5.1 Exportfortschritt prüfen

Get-MailboxExportRequest |
Get-MailboxExportRequestStatistics |
Select DisplayName,Status,PercentComplete

DisplayName   Status       PercentComplete
-----------   ------       ---------------
testbenutzer  Completed    100

Erst wenn der Export erfolgreich abgeschlossen ist, sollte die PST-Datei weiterverarbeitet werden. Zusätzlich sollten Exportbericht, Dateigröße und gegebenenfalls Fehler oder übersprungene Elemente kontrolliert werden.

6. PST-Dateien in grommunio importieren

Die PST-Datei wird auf dem grommunio-Server bereitgestellt, beispielsweise über eine geschützte SMB-Freigabe oder einen kontrollierten Dateitransfer.

grommunio stellt für die Datenübernahme die Werkzeuge gromox-pff2mt und gromox-import bereit.

gromox-pff2mt /mnt/pst/testbenutzer.pst |
gromox-import -u testbenutzer@beispiel.de

Die Befehlsoptionen müssen zur installierten grommunio-Version passen und vorab anhand der aktuellen Dokumentation geprüft werden. Die Beispieladresse und der Dateipfad sind anzupassen.

6.1 Importergebnis kontrollieren

Nach dem Import sollten folgende Inhalte stichprobenartig überprüft werden:

• E-Mail-Anzahl und Ordnerstruktur
• Gesendete und gelöschte Nachrichten
• Kalendereinträge einschließlich Serienterminen
• Kontakte und Kontaktgruppen
• Aufgaben und Notizen, soweit unterstützt
• Umlaute, Sonderzeichen und Anhänge

7. Mehrere Postfächer automatisiert migrieren

Für größere Umgebungen dokumentiert grommunio das PowerShell-Skript exchange2grommunio.ps1. Dieses unterstützt einen automatisierten Migrationsablauf mit Exchange-Export, gemeinsamem Dateispeicher und SSH-Verbindung zum grommunio-Server.

Vor dem Einsatz müssen unter anderem folgende Parameter passend zur Umgebung konfiguriert werden:

Während der Testphase sollte die automatische PST-Löschung deaktiviert bleiben. Auch die SSH-Authentifizierung und der Server-Hostschlüssel müssen vorab sicher eingerichtet werden.

Der Aufruf erfolgt nach Anpassung des Skripts in der Exchange Management Shell:

.\exchange2grommunio.ps1

Bei größeren Umgebungen empfiehlt sich eine gestaffelte Migration nach Benutzergruppen oder Organisationseinheiten. Dadurch lassen sich Fehler frühzeitig erkennen und der Supportaufwand reduzieren.

8. Outlook und mobile Endgeräte umstellen

Nach erfolgreicher Datenmigration müssen die Clients auf das neue Groupware-System umgestellt werden.

Die Outlook-Kompatibilität muss mit der konkret eingesetzten Outlook- und grommunio-Version getestet werden. Dies gilt insbesondere für freigegebene Postfächer, Stellvertretungen, Kalenderfreigaben und Offline-Funktionen.

Bei bestehenden Exchange-Installationen können alte Autodiscover-Einträge im Active Directory die Neukonfiguration beeinflussen. Die bisherige Konfiguration sollte dokumentiert und erst im geplanten Umschaltfenster angepasst werden.

Für Smartphones und Tablets müssen außerdem die ActiveSync-Verbindungen überprüft und gegebenenfalls neu eingerichtet werden.

9. E-Mail-Verkehr auf grommunio umschalten

Der produktive Wechsel sollte in einem festgelegten Wartungsfenster erfolgen. Vorher sind die eingehenden und ausgehenden Mailwege vollständig zu testen.

9.1 Checkliste für die Umschaltung

1. Letzte Datenübernahme beziehungsweise Delta-Migration abschließen.
2. Neue Postfächer und Berechtigungen kontrollieren.
3. SMTP-Empfang und -Versand testen.
4. MX-Record und erforderliche DNS-Einträge umstellen.
5. SPF-, DKIM- und DMARC-Konfiguration überprüfen.
6. Autodiscover und Outlook-Profile anpassen.
7. Fachverfahren und SMTP-Relays umstellen.
8. Mailfluss und Zustellfehler engmaschig überwachen.

10. Berechtigungen, Kalender und öffentliche Ordner

Eine PST-Datei enthält Postfachdaten, aber nicht automatisch sämtliche administrativen Exchange-Einstellungen.

Deshalb müssen insbesondere folgende Funktionen gesondert geprüft und gegebenenfalls neu eingerichtet werden:

• Full-Access- und Send-As-Berechtigungen
• Kalenderfreigaben und Stellvertretungen
• Freigegebene und Ressourcenpostfächer
• Verteilergruppen und Gruppenmitgliedschaften
• Öffentliche Ordner und deren Berechtigungen
• Transportregeln und automatische Weiterleitungen

Für Kommunalverwaltungen ist dieser Schritt besonders relevant, da Funktionspostfächer wie Bürgerbüro, Standesamt, Bauverwaltung oder Kasse häufig von mehreren Mitarbeitenden gemeinsam genutzt werden.

12. Rückfallplan und Abschaltung von Exchange

Der bisherige Exchange-Server sollte nicht unmittelbar nach der ersten erfolgreichen Anmeldung an grommunio abgeschaltet werden.

Empfehlenswert ist eine definierte Übergangsphase, in der Exchange-Daten, Konfiguration und Sicherungen weiterhin verfügbar bleiben. Dabei muss verhindert werden, dass Benutzer dauerhaft parallel in beiden Systemen arbeiten und auseinanderlaufende Postfachbestände entstehen.

Ein Rückfallplan sollte festlegen, unter welchen Bedingungen die Migration abgebrochen wird, wie das Mailrouting zurückgestellt werden kann und wie zwischenzeitlich eingegangene Nachrichten erhalten bleiben.

13. Fazit: Exchange-Ablösung ist mehr als ein Postfachimport

grommunio bietet Kommunen und öffentlichen Einrichtungen eine interessante Möglichkeit, ihre Groupware-Infrastruktur selbst zu betreiben und die Abhängigkeit von einzelnen Herstellern zu reduzieren.

Die Migration von Microsoft Exchange lässt sich mit PowerShell und den grommunio-Werkzeugen teilweise automatisieren. Der eigentliche Aufwand liegt jedoch häufig in der Übernahme von Berechtigungen, der Umstellung von Outlook und Fachverfahren sowie der Sicherstellung eines unterbrechungsfreien Mailbetriebs.

Wer zunächst eine Pilotmigration durchführt, die vorhandene Exchange-Umgebung vollständig dokumentiert und einen belastbaren Rückfallplan vorbereitet, schafft gute Voraussetzungen für einen kontrollierten Wechsel.

Weiterführende Informationen

• Offizielle grommunio-Dokumentation
• grommunio: Migration von Microsoft Exchange
• Microsoft: New-MailboxExportRequest

Hinweis: Die Codebeispiele sind Muster für eine Testmigration. Produktive Änderungen erfordern eine Prüfung der eingesetzten Softwareversionen, Berechtigungen und Infrastruktur.