Braunlage bündelt drei Digitalprojekte: Infoma, enaio® und VOIS
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Die Stadt Braunlage bündelt drei größere Vorhaben ihrer Verwaltungsdigitalisierung: Die Finanzsoftware soll auf Axians Infoma umgestellt, die VOIS-Umgebung in das Rechenzentrum des kommunalen IT-Dienstleisters ITEBO verlagert und ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit enaio® eingeführt werden. In einem am 3. November 2026 veröffentlichten Interview schildern Vertreterinnen und Vertreter der Stadt gemeinsam mit ITEBO den Stand, die Beweggründe und die organisatorischen Herausforderungen der Projekte.
Ausgangspunkt war eine Verwaltungs-IT, in der zahlreiche Fachverfahren nach Darstellung der Stadt weitgehend nebeneinander liefen. Prozesse seien häufig fachbereichsbezogen und teils papiergestützt gewesen. Die drei Vorhaben sollen deshalb nicht als isolierte Softwarewechsel betrachtet werden: Sie berühren zentrale Abläufe, Daten und Zuständigkeiten innerhalb der Verwaltung.
VOIS: Betrieb im kommunalen Rechenzentrum
Der Umzug der VOIS-Umgebung in das Rechenzentrum der ITEBO ist laut Interview bereits abgeschlossen. Als Gründe nennt die Stadt insbesondere die Absicherung der Systeme angesichts wachsender Cyberbedrohungen und den Schutz sensibler personenbezogener Daten. Daneben spielten wirtschaftliche und organisatorische Überlegungen eine Rolle: Eine zentrale Betriebsstruktur könne Synergien bei Infrastruktur, Wartung und Pflege ermöglichen und zugleich interne IT-Ressourcen entlasten.
Die Stadt beschreibt die Umstellung als weitgehend reibungslos. Für die Beschäftigten sei sie im Alltag kaum spürbar gewesen. Das ist bei einem Wechsel der Betriebsumgebung ein wichtiger Projekterfolg, weil Verfügbarkeit und vertraute Arbeitsabläufe während der technischen Veränderung erhalten bleiben sollen. Konkrete Angaben zu eingesetzten VOIS-Modulen oder technischen Sicherheitsmaßnahmen enthält das Interview nicht.
enaio®: DMS-Einführung noch in einer frühen Phase
Die Überlegungen zu einem Dokumentenmanagementsystem begannen nach Angaben der Stadt bereits 2024. Bei der Auswahl wurden mehrere in Kommunen eingesetzte Lösungen betrachtet. Für enaio® sprachen aus Sicht der Mitarbeitenden unter anderem der strukturierte und intuitive Aufbau, der Funktionsumfang, die Abbildung komplexer Organisationsstrukturen sowie flexible Rechte- und Zugriffskonzepte. Auch Erfahrungen anderer Kommunen im Landkreis flossen in die Bewertung ein.
Ein wesentliches Auswahlkriterium war der vorgesehene Betrieb in einer kommunalen Rechenzentrumsstruktur. Die Stadt verbindet mit dem DMS die Aussicht, die interne Zusammenarbeit zu verbessern und künftig möglicherweise auch interkommunale Abläufe oder Schnittstellen zum Landkreis und zum Land zu unterstützen. Das Projekt befand sich zum Zeitpunkt des Interviews jedoch noch in einer frühen Umsetzungsphase. Als anspruchsvollen nächsten Schritt nennt die Stadt den Aufbau des Aktenplans; außerdem war ein Kick-off für die Einführung der ASV angekündigt.
Infoma: Wechsel des Finanzverfahrens mit Zieltermin 2027
Für das Finanzwesen plant Braunlage den Wechsel vom bisherigen Verfahren CIP KD zu Axians Infoma. Als Anlass nennt die Stadt, dass das bisherige System technisch nicht mehr zukunftsgerichtet weiterentwickelt werde. Mit dem neuen Verfahren sollen Finanzprozesse stabil und effizient betrieben sowie Abläufe in Haushaltsplanung, Rechnungslegung und Anordnungswesen verbessert werden.
Zu den im Interview beschriebenen Zielen gehören digitale Workflows für die Haushaltsplanung und den Rechnungseingang sowie eine revisionssichere digitale Belegablage in Verbindung mit dem DMS. Außerdem möchte die Stadt mehr Transparenz über Rechnungsprozesse und eine bessere Liquiditätssteuerung erreichen. E-Rechnungen, einheitliche Standards für Ausgangsrechnungen und die Integration mit dem Dokumentenmanagement waren weitere Aspekte der Auswahl.
Die Einführung ist als Online-Lösung vorgesehen. Laut Interview bewertete die Stadt eine Cloud-Architektur – insbesondere in der Microsoft-Cloud – im Vergleich zu lokalen Servern und einer Rechenzentrumsvariante als wirtschaftlich und technisch geeignet. Als erwartete Vorteile führt sie Skalierbarkeit, Verfügbarkeit und eine Entlastung der internen IT an. Die Stadt verweist außerdem auf Rechenzentren in Europa; weitergehende Angaben zu konkreten Zertifizierungen oder Vertragsdetails enthält die Quelle nicht.
Die Projektstruktur und Teams waren laut Stadt bereits eingerichtet; Workshops zur Datenüberleitung hatten unter anderem Stammdaten, Haushaltsplanung sowie Steuern und Abgaben zum Thema. Der angestrebte Umstellungstermin ist der 1. Januar 2027. Im Interview betont die Stadt, den Zeitplan regelmäßig gemeinsam mit ITEBO zu überprüfen und zum Veröffentlichungszeitpunkt im Plan zu liegen. Der Termin ist damit ein Projektziel, keine bereits abgeschlossene Einführung.
Koordination und Veränderungsmanagement als Erfolgsfaktoren
Die drei Vorhaben laufen parallel und greifen organisatorisch ineinander. Besonders die Verbindung von Finanzverfahren und DMS macht deutlich, dass Datenüberleitung, Ablage, Berechtigungen und Arbeitsabläufe abgestimmt werden müssen. Braunlage hat nach eigener Darstellung deshalb eine Stelle für Digitalisierung geschaffen, die mehrere Prozesse koordiniert und die Mitarbeitenden einbindet. Die Projektplanung wird in einem Meilensteinplan und einem Projektmanagement-Werkzeug nachvollziehbar gemacht.
Die Erfahrung aus Braunlage zeigt, wie kommunale Digitalprojekte über einzelne Softwareentscheidungen hinausgehen: Neben Technik und Betrieb zählen klare Verantwortlichkeiten, Beteiligung der Beschäftigten und eine realistische zeitliche Abstimmung. Ob die angestrebten Prozessverbesserungen und Synergien eintreten, wird sich mit dem Fortschritt der DMS- und Finanzverfahrenseinführung zeigen.
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