Digitale Personalakte: Ab 2027 gelten neue Pflichten für Arbeitgeber

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Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch vorhalten und für Prüfungen bereitstellen können. Die bisherige Möglichkeit, sich von dieser Pflicht befreien zu lassen, endet am 31. Dezember 2026. Auch kommunale Verwaltungen sollten deshalb ihre Personalakten und Abrechnungsprozesse überprüfen.

Was ändert sich ab 2027?

Die elektronische Führung bestimmter Entgeltunterlagen ist bereits seit dem 1. Januar 2022 vorgesehen. Grundlage ist insbesondere § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) in Verbindung mit § 28p SGB IV.

Bis Ende 2026 konnten Arbeitgeber auf Antrag von der elektronischen Führung bestimmter Unterlagen befreit werden. Diese Übergangsregelung läuft nun aus.

Zu den betroffenen Dokumenten können unter anderem gehören:

• Arbeitsverträge und relevante Vertragsänderungen
• Unterlagen zur sozialversicherungsrechtlichen Beurteilung
• Nachweise über bestimmte Beschäftigungsverhältnisse
• Weitere beitrags- und entgeltrelevante Nachweise gemäß § 8 BVV

Welche Dokumente konkret elektronisch vorzuhalten sind, richtet sich nach den gesetzlichen Vorgaben. Nicht sämtliche Bestandteile einer Personalakte unterliegen automatisch dieser Pflicht.

Für Städte, Gemeinden und Landkreise bietet die Umstellung die Gelegenheit, ihre Personalverwaltung weiter zu digitalisieren. Eine vollständige digitale Personalakte ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, kann aber zahlreiche Vorteile bieten:

• Zentraler und schneller Zugriff auf Personalunterlagen
• Weniger Papierakten und Verwaltungsaufwand
• Rollenbasierte Zugriffsberechtigungen
• Unterstützung bei Aufbewahrungs- und Löschfristen
• Einfachere Bereitstellung prüfungsrelevanter Unterlagen

Bei der Einführung müssen insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die besonderen Anforderungen an Beschäftigtendaten sowie die jeweiligen personalvertretungsrechtlichen Regelungen berücksichtigt werden.

Kommunale Arbeitgeber sollten rechtzeitig prüfen, ob ihre Personal- und Entgeltabrechnungssysteme die gesetzlichen Anforderungen ab 2027 erfüllen. Die Digitalisierung der vorgeschriebenen Unterlagen kann zugleich ein sinnvoller Einstieg in die vollständige elektronische Personalakte sein.

Rechtsgrundlagen: § 8 BVV, § 28p SGB IV sowie die einschlägigen Datenschutzvorschriften.