Gesetzesentwurf: Neue Regeln für elektronische Kassen

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Deutschland soll ab 2028 eine gesetzliche Kassenpflicht bekommen. Das Bundeskabinett hat im September 2026 den Regierungsentwurf zur Fortentwicklung von Kassenaufzeichnungen und zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung beschlossen. Kern der geplanten Neuregelung ist eine verpflichtende Nutzung elektronischer Aufzeichnungssysteme für bestimmte Steuerpflichtige mit einem Gesamtumsatz von mehr als 100.000 Euro.

Für Städte, Gemeinden und andere kommunale Einrichtungen ist dabei besonders interessant: Der Entwurf berücksichtigt ausdrücklich die Besonderheiten von juristischen Personen des öffentlichen Rechts. Kommunen sollten deshalb frühzeitig prüfen, welche ihrer Kassen und Betriebe von den neuen Regelungen betroffen sein könnten.

Mit dem neuen § 146b Abgabenordnung (AO) soll eine gesetzliche Kassenpflicht eingeführt werden. Steuerpflichtige, die die maßgebliche Umsatzgrenze überschreiten, sollen grundsätzlich verpflichtet werden, ihre Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem zu erfassen.

Die bisher mögliche offene Ladenkasse wäre für die von der Kassenpflicht erfassten Bereiche damit grundsätzlich keine dauerhafte Alternative mehr.

Die wichtigsten Eckpunkte:

Umsatzgrenze: mehr als 100.000 Euro
Geplanter Start: 1. Januar 2028
System: elektronisches Aufzeichnungssystem nach § 146a AO
Sicherheit: grundsätzlich mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung (TSE)
Besonderheit für Kommunen: Die Umsatzgrenze soll für jeden Betrieb gewerblicher Art gesondert betrachtet werden

Eine für Städte und Gemeinden wichtige Regelung findet sich im Entwurf der Kassenpflicht-Ausnahmeverordnung.

Bei juristischen Personen des öffentlichen Rechts sollen Umsätze außerhalb von Betrieben gewerblicher Art bei der Ermittlung der Umsatzgrenze nicht berücksichtigt werden. Noch wichtiger: Bei mehreren Betrieben gewerblicher Art soll die Grenze von 100.000 Euro für jeden Betrieb gewerblicher Art gesondert geprüft werden.

Damit würde nicht automatisch der gesamte Haushalt beziehungsweise der gesamte Umsatz einer Kommune darüber entscheiden, ob eine Kassenpflicht besteht.

Parallel zur Einführung der Kassenpflicht soll sich auch bei den Kassenbelegen einiges ändern.

Die bisherige Belegausgabepflicht soll zum 1. Januar 2028 durch eine elektronische Belegbereitstellungspflicht ersetzt werden.

Der elektronische Beleg soll in einem standardisierten Datenformat bereitgestellt werden. Der Regierungsentwurf ist hinsichtlich der technischen Umsetzung bewusst offen. Möglich wären beispielsweise:

• QR-Code auf einem Kundendisplay,
• Download-Link,
• Übertragung per NFC,
• Versand per E-Mail oder
• Bereitstellung über ein Kundenkonto.

Der Kunde soll dabei nicht verpflichtet sein, den elektronischen Beleg tatsächlich abzurufen oder entgegenzunehmen.

Ganz verschwinden wird Papier allerdings nicht: Der zivilrechtliche Anspruch auf eine Quittung nach § 368 BGB soll bestehen bleiben.

Wer unter die geplante Kassenpflicht fällt, soll ein elektronisches Aufzeichnungssystem einsetzen, das die Anforderungen des § 146a AO erfüllt. Dazu gehört grundsätzlich auch die Absicherung der Aufzeichnungen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE).

Für Kommunen bedeutet das: Vorhandene Fachverfahren, Barkassen, Gebührenkassen und andere Kassensysteme sollten daraufhin geprüft werden, ob sie bereits die entsprechenden technischen Voraussetzungen erfüllen oder entsprechend erweitert werden können.

Der Gesetzgeber plant verschiedene Ausnahmemöglichkeiten. Neben Härtefällen soll das Bundesministerium der Finanzen durch Rechtsverordnung bestimmte allgemeine Ausnahmen festlegen können.

Ein erster Entwurf einer solchen Kassenpflicht-Ausnahmeverordnung (KassenPflAusnV) liegt bereits vor.

Darin sind unter anderem Sonderregelungen für Umsätze außerhalb einer festen Betriebsstätte, mobile beziehungsweise wechselnde Verkaufsstellen und Vertrauenskassen vorgesehen. Teilweise müssen die Einnahmen anschließend in einem elektronischen Aufzeichnungssystem nacherfasst werden.

Gerade diese Regelungen könnten auch für bestimmte kommunale Veranstaltungen oder Einrichtungen interessant sein.

Bis zum geplanten Start am 1. Januar 2028 bleibt noch etwas Zeit. Trotzdem empfiehlt es sich, die vorhandene Kassenlandschaft frühzeitig zu erfassen. Gerade in größeren Verwaltungen existieren häufig zahlreiche Kassenlösungen in unterschiedlichen Fachbereichen.

Eine Bestandsaufnahme könnte beispielsweise folgende Fragen umfassen:

• Welche Barkassen und elektronischen Kassensysteme werden eingesetzt?
• Welche Fachverfahren besitzen eigene Kassenfunktionen?
• Welche Kassen sind bereits mit einer TSE ausgestattet?
• Welche kommunalen Tätigkeiten gehören zu einem Betrieb gewerblicher Art?
• Wie hoch sind die relevanten Umsätze der einzelnen BgA?
• Können vorhandene Kassensysteme elektronische Belege bereitstellen?
• Welche Systeme müssen bis 2028 aktualisiert oder ersetzt werden?

Bei Neuanschaffungen von Kassen- oder Fachverfahren sollte deshalb bereits heute geprüft werden, ob der Hersteller die geplanten Anforderungen ab 2028 unterstützen wird.

Mit der geplanten Kassenpflicht ab 2028 steht eine weitere Änderung bei der Digitalisierung von Kassenprozessen bevor. Für Kommunen ist insbesondere erfreulich, dass der Entwurf ihre steuerlichen Besonderheiten berücksichtigt: Nicht sämtliche Umsätze einer Kommune sollen pauschal zusammengerechnet werden. Für Betriebe gewerblicher Art soll die maßgebliche Umsatzgrenze vielmehr jeweils gesondert geprüft werden.

Gleichzeitig bietet der Wechsel vom klassischen Papierbon zur elektronischen Belegbereitstellung die Chance, kommunale Kassenprozesse weiter zu digitalisieren.

Noch handelt es sich allerdings um ein laufendes Gesetzgebungsverfahren. Änderungen im weiteren parlamentarischen Verfahren sowie bei der geplanten Ausnahmeverordnung sind weiterhin möglich.

Weitere Informationen:

Die Gesetzesunterlagen, den Regierungsentwurf sowie den Entwurf der Kassenpflicht-Ausnahmeverordnung stellt das Bundesministerium der Finanzen zur Verfügung: Gesetzgebungsverfahren zur Kassenpflicht beim Bundesministerium der Finanzen
Stand: 29. September 2026. Der Beitrag gibt den aktuellen Stand des Gesetzgebungsverfahrens wieder.